Khách trước khi thuê phòng đều phải làm thủ tục ban đầu là đăng ký phòng. Trong mục này nhân viên lễ tân sẽ cập nhật các thông tin vào máy tính để quản lý như sau: -Đồn: mã số đồn, tên đồn, ngày nhận phòng dự kiến, số lượng phòng cần thuê, đơn vị. Nếu đơn vị lần đầu đến thuê phải nhập các thông tin về đơn vị: m ã số đơn vị, tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, .chương trình cho phép truy tìm một đơn vị nào đó đã từng lưu trú tại kh ách sạn trước đó. Thông tin chi tiết từng người khách trong đồn. -Khách: nhập tên khách, mã số khách, số cmnd, địa chỉ, hộ chiếu, quốc tịch.nếu là khách mới. Nếu là khách cũ, chương trình sẽ tự động dò tìm thông qua khố có thể là mã số, số cmnd, tên, số hộ chiếu của khách.