Cho dù chiến lược nào được áp dụng thì lưu trữcũng phải thiết lập một kế hoạch quản lý thông tin và quản lý công nghệthông tin có tính toán một cách kỹ lưỡng đến vấn đềtài liệu điện tử. Những tác động của công nghệsẽrất khác nhau tuỳthuộc vào nhu cầu và đặc điểm của lưu trữ. Nếu nhưtiếp nhận vai trò bảo quản phân tán hay không bảo quản tại chỗthì khi đó, kiến trúc công nghệcó thể ởdạng những công cụcho phép lưu trữgiám sát được sựtoàn vẹn của các tài liệu lưu trữ“thực” của mình hoặc trợgiúp người sửdụng định vịtài liệu thông qua các giao điểm “lưu trữ” khác nhau được hỗtrợbởi cơquan, tổchức sản sinh ra tài liệu. Một lưu trữtiếp nhận bảo quản tài liệu tại kho của mình sẽ cần phải có những công nghệcó khảnăng hỗtrợcho các chức năng của lưu trữ nhưthu thập, kiểm soát, giữgìn và phổbiến tài liệu. Cho dù nhưvậy thì lưu trữ vẫn cần phải đưa ra các yêu cầu của mình trong toàn bộcác yêu cầu mà sau đó có thể được chuyển thành các giải pháp kỹthuật đểgiải quyết vấn đềtài liệu điện tử. Những yêu cầu đó cần xét đến cảcác yêu cầu dữliệu cũng nhưvềcông nghệ đối với từng quy trình trong các quá trình xác định giá trị, bảo quản và tiếp cận khai thác sửdụng tài liệu. Các yêu cầu đó còn cần phải tập trung vào khả năng tiếp theo của các cơquan trong việc di trú/chuyển đổi tài liệu điện tử để bảo đảm rằng chúng luôn ởtrạng thái có thểtiếp cận khai thác được cho dù có những thay đổi liên tục của công nghệ. Cuối cùng, cũng cần phải quan tâm đến việc bảo đảm rằng kiến trúc công nghệcủa lưu trữphải bắt nhập hay ít nhất là nhất quán với kiến trúc công nghệliên tục phát triển của các cơquan, tổchức sản sinh ra tài liệu điện tửvà người sửdụng những tài liệu đó. Đểgiải quyết những điểm cuối vừa nêu ởtrên, m ột lưu trữcần phát triển các chiến lược bao hàm cảcác tiêu chuẩn vềdữliệu cũng nhưvềkỹthuật. Tương tựnhưcác cơquan, tổchức khác, việc ứng dụng các tiêu chuẩn sẽthúc đẩy sựliên kết chặt chẽhơn và nhờ đó, tạo cơhội cho các cơquan, tổchức , kể cảcác lưu trữ, trao đổi thông tin bằng các phương tiện điện tử(nói cách khác là hoặc qua một không gian nhất định ởmột thời điểm cụthểhoặc qua một không gian và thời điểm xác định). Tuy nhiên, để đạt đến mục tiêu kết nối với nhau, các cơquan, tổchức hiện đại đang dần từbỏchiến lược dựa hoàn toàn vào việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tếvà tiến tới một chiến lược dựa trên cơsởxác định tổhợp của các tiêu chuẩn hợp pháp, thực tếvà thậm chí là độc quyền. Chiến lược đó là phù hợp với thực tếmà nền công nghệthông tin toàn cầu đưa ra cũng nhưvới sựnhận thức rằng sựquan tâm chú ý đúng mức tới việc đặt ra các yêu cầu cho các tiêu chuẩn – được kết hợp với việc áp dụng các chiến lược tiêu chuẩn linh hoạt liên kết với các kếhoạch hoạt động chiến lược và công nghệthông tin – sẽcó hiệu quảhơn rất nhiều so với việc tuân thủmột cách cứng nhắc chỉriêng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Vì vấn đề ở đây là vềbảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu điện tử, nên lưu trữcần tính đến những phát Lược dịch từ“Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn LệNhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 44 triển liên quan trong lĩnh vực tiêu chuẩn khi mà lưu trữbắt tay vào việc xây dựng các chiến lược tiêu chuẩn riêng của mình. Lưu trữcòn phải tựmình đánh giá mức độmà họcần phải tham gia vào các sáng kiến phát triển các tiêu chuẩn. Khi xét đến việc kiến trúc công nghệ thông tin của một lưu trữphải phù hợp với kiến trúc của cơquan, tổchức sản sinh ra tài liệu và người sửdụng thì sựtham gia, chẳng hạn nhưcủa một tập đoàn các cơquan, tổchức sản sinh ra tài liệu có quan tâm, vào việc phát triển các chiến lược tiêu chuẩn hữu hiệu, chắc chắn sẽlàm cho việc thực hiện công việc đó thuận lợi và hiệu quảhơn so với trường hợp nếu nhưlưu trữtựmình cố gắng xác định hay xây dựng các tiêu chuẩn nhưvậy.