– Khái quát về lý luận: Ngày nay trước tình hình phát triển, đổi mới ngày càng sâu rộng, mạnh mẽ của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển, sự trao đổi thông tin, công văn, văn bản, chỉ thị. giữa các cơ quan, đơn vị, các ngành ngày càng nhiều, riêng ngành Giáo dục và Đào tạo thì số lượng các văn bản giữa các cơ quan trong ngành là rất nhiều nên công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả. Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị; Thông tư; Thông báo; báo cáo ) của các cấp ban ngành đến đơn vị, thông báo đến nhà trường, các đoàn thể trong nhà trường và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo các thông tin trên ) quá trình thực hiện, hoạt động của đơn vị đối với cấp trên, cơ quan đơn vị chủ quản. – Về mặt thực tiễn: Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho nhà trường, là nơi giao thoa, đầu mối thực hiện các hoạt động khác của nhà trường, các ban ngành đoàn thể khác trong nhà trường, lưu trữ là bộ nhớ, bộ lọc của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin được nhân viên văn thư lưu trữ thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Ngoài ra văn thư là cầu nối giữa nhà trường với nhà trường, giữa nhà trường với các cơ quan ban ngành khác, đặc biệt là đơn vị chủ quản cấp trên.