Trước đây công tác quản lý của hầu hết các cơ quan, đơn vị, xí nghiệp trường học ở nước ta chủ yếu là phương pháp thủ công vì thế mọi công tác quản lý lưu trữ hồ sơ đều sử dụng các giấy tờ, văn bản. Điều này gây ra nhiều khó khăn trong việc lưu trữ như dễ bị thất lạc hay hư hỏng qua thời gian, việc tìm kiếm tốn nhiều thời gian, công sức và đòi hỏi nhiều nguồn nhân lực do vậy hiệu quả của công tác chưa cao. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, nhu cầu học tập, nghiên cứu khoa học của con người cũng không ngừng nâng cao. Đặc biệt, trong những năm gần đây lĩnh vực công nghệ thông tin đã có những bước tiến vượt bậc, tin học đi sâu vào nhiều lĩnh vực của xã hội và được ứng dụng ngày càng mạnh mẽ. Trong đó, công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được tin học hóa nhanh nhất. Và hiện nay tất cả các khó khăn trong việc quản lý thủ công dường như đã được khắc phục một cách triệt để vì sự ra đời của các phần mềm quản lý và đặc biệt là hệ thống eOffice – Văn phòng điện tử. eOffice ra đời không chỉ giúp thực hiện lưu trữ dữ liệu trên máy tính gọn gàng và chính xác mà còn hỗ trợ việc tìm kiếm một cách nhanh chóng. Hiệu quả mà eOffice mang lại đã nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ Công nghệ Thông tin, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình quản lý xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ. Chính vì vậy mà công tác quản lý hiện nay trở nên đơn giản, thuận tiện và đem lại hiệu quả cao hơn.