Ngày nay, rất nhiều tổ chức phân bố các chi nhánh trên nhiều vị trí ở các thành phố, các quốc gia khác nhau, các trường đại học cũng vậy việc mở rộng ngành nghề, cơ sở đào tạo tại nhiều nơi khác nhau để đáp ứng nhu cầu nhân lực cho địa phương và quốc gia. Do đó việc quản lý các tổ chức, trường học đòi hỏi tính chính xác, liên tục, và đồng bộ giữa các bộ phận, các cơ sở khác nhau, việc quản lý cơ sở dữ liệu của tổ chức không chỉ tập trung tại một chi nhánh duy nhất mà cần được quản lý tại tất cả các chi nhánh, và đặc biệt các cơ sở dữ liệu này phải có mối liên hệ logic với nhau thông qua m ạng máy tính. Việc quản lý cơ sở dữ liệu theo kiểu truyền thống, hay cơ sở dữ liệu tập trung như trước đây sẽ không giải quyết được vấn đề nêu trên. Việc quản lý trong các trường đại học ngày nay đều được tin học hóa, các công tác quản lý như quản lý sinh viên, quản lý đào tạo, quản lý thiết bị, và đặc biệt là công tác quản lý phí là một trong các công tác quản lý quan trọng phục vụ cho mọi hoạt động khác trong một trường đại học cần được quan tâm và theo dõi chặt chẽ, liên tục ở tất cả các bộ phận, cơ sở trong trường đại học. Việc quản lý dữ liệu của công tác quản lý phí phải được quản lý thống nhất và cập nhật liên tục ở tất cả các cơ sở khác nhau của một trường đại học để đảm bảo tính liên tục, nhanh chóng, chính xác cho mọi hoạt động trong nhà trường.