Ở những bệnh viện ,nhất là những bệnh viện lớn,trong một ngày có thể có hàng trăm bệnh nhân nhập/xuất viện.Những thông tin về mỗi bệnh nhân cần phải được ghi lại và lên danh sách để phục vụ cho việc theo dõi khám chữa bệnh và các công tác quản lý khác.Ngay cả khi bệnh nhân đã xuất viện thì những thông tin về bệnh án của họ vẫn cần phải được lưu lại trong hồ sơ bệnh nhân. Thử tưởng tượng nếu thực hiện công việc trên theo cách thủ công truyền thống là ghi vào sổ sách.Chắc chắn công việc muốn nhanh thì sẽ tốn nhiều nhân công,mà tính chính xác không cao.Việc tìm kiếm hồ sơ bệnh nhân có nhiều khó khăn hay việc bảo quản sổ sách cũng gây ra không ít phiền toái cho người làm quản lý. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của CNTT nói chung,các phần mềm cũng phát triển theo, phục vụ ngày càng nhiều cho con người làm việc ngày càng hiệu quả hơn, đỡ tốn công sức hơn và quản lý được công việc một cách chặt chẽ hơn, chống được những thất thoát về tư liệu, tài chính cũng như quản lý nhân sự. Quản lý bệnh nhân là một phần mềm như vậy.