Kế toán ra đời và trở thành công cụ quản lý tài chính thực sự quan trọng trong nền kinh tế. Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất với tiêu dùng. Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hóa. Muốn có hàng hóa để bán, doanh nghiệp thương mại cần phải tạo nguồn hàng, khai thác, đặt hàng kí kết hợp đồng. Sau đó tổ chức bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh quan trọng nhất của doanh nghiệp thương mại, bởi vì chỉ có thông qua bán hàng mới thu hồi được vốn, trang trải chi phí và hình thành lợi nhuận. Lưu chuyển hàng hóa chính là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa. Nói cách khác chức năng của thương mại là tổ chức và thực hiện việc mua bán, trao đổi hàng hóa, cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân. Do đó, công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa chính xác, kịp thời giúp ích rất nhiều trong việc đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Ðây cũng là vấn đề mà rất nhiều nhà quản lý kinh tế quan tâm. Phần I : Những vấn đề lý luận chung về hạch toán lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại. Phần II : Thực trạng công tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty Dược Ðà Nẵng. Phần III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty Dược Ðà Nẵng. PHẦN I NHỮNG VẤN ÐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ÐẾN HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA. 1. Khái niệm – Lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại là tổng hợp các hoạt động mua, bán, dự trữ hàng hóa. Hay nói cách khác, lưu chuyển hàng hóa là quá trình đưa hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng thông qua quan hệ trao đổi hàng – tiền. 2. Các mối quan hệ phát sinh trong hoạt động lưu chuyển hàng hóa: + Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, hàng hóa. + Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và khách hàng là mối quan hệ phát sinh trong qúa trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ ra bên ngoài. + Quan hệ thanh toán nội bộ bao gồm quan hệ thanh toán nội bộ giữa doanh nghiệp với công nhân viên chức, quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các doanh nghiệp thành viên trực thuộc với nhau (về phân phối vốn, các khoản thu hộ, trả hộ, về mua bán nội bộ.) – Thuế giá trị gia tăng (VAT) là loại thuế gián thu được thu trên phần giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ. II. NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ NHIỆM VỤ CỦA HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA. 1. Nội dung: – Lưu chuyển hàng hóa thể hiện qua ba khâu: + Mua vào là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa. Thông qua mua hàng, quan hệ trao đổi và quan hệ thanh toán tiền – hàng giữa người mua và người bán về trị giá hàng hóa được thực hiện. Là một doanh nghiệp thương mại mua hàng về để bán nên việc lựa chọn hàng mua phải căn cứ vào nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng và khả năng kinh doanh của doanh nghiệp + Dự trữ hàng hóa đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh bình thường và liên tục, nhất là những mặt hàng có tính thời vụ. Một chính sách dự trữ hàng hóa hợp lý giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi vốn, thúc đẩy nhanh quá trình lưu thông, đảm bảo khả năng sinh lời của vốn. + Bán ra là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng hàng hoá được thực hiện. Bán ra trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông phục vụ sản xuất và đời sống xã hội. Ðây là vũ khí cạnh tranh quan trọng của doanh nghiệp với các đối thủ của mình, là khâu quan trọng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. 2. Ý nghĩa: – Lưu chuyển hàng hóa đóng vai trò trung gian không thể thiếu được trong quan hệ giữa sản xuất và tiêu dùng, là tiền đề của sản xuất, là hậu cần của tiêu dùng và không thể thiếu được trong quá trình tái sản xuất xã hội. Với vị trí đó lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa: + Ðảm bảo cung ứng vật tư, hàng hóa cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng số lượng, chất lượng . cho nhu cầu xã hội. + Thúc đẩy việc áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ mới vào sản xuất. + Thực hiện việc dự trữ các yếu tố sản xuất và hàng tiêu dùng, giúp cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh và người tiêu dùng giảm bớt dự trữ lớn ở nơi sản xuất và dự trữ tiêu dùng cá nhân. + Ðảm bảo điều hòa cung cầu, nó làm đắt những nơi có nguồn hàng nhiều, phong phú và rẻ hàng hóa ở những nơi khan hiếm. 3. Nhiệm vụ của hạch toán lưu chuyển hàng hóa. – Hàng hóa được xem là đối tượng hạch toán đặc trưng nhất trong ngành thương mại nên việc tổ chức tốt hạch toán lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ công tác hạch toán của doanh nghiệp. Hạch toán lưu chuyển hàng hóa có những nhiệm vụ sau: + Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán liên quan đến lưu chuyển hàng hóa, đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán, tính toán các chỉ tiêu mua vào, dự trữ và bán ra. + Tổ chức xây dựng các danh mục hàng hóa theo yêu cầu quản lý đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận kế toán, kinh doanh, kế hoạch, kho hàng. + Tổ chức thiết kế các mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép nghiệp vụ mua bán và dự trữ hàng hóa. + Tổ chức lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. + Tổ chức việc lập và phân tích báo cáo về nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản trị doanh nghiệp. III. HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA. 1. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng. 1.1. Phương thức mua hàng và thủ tục chứng từ a. Phương thức mua hàng: – Ðể đảm bảo cung cấp đầy đủ hàng hóa theo nhu cầu của thị trường thì các doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác thu mua tạo nguồn hàng. Công tác thu mua tạo nguồn hàng trong các doanh nghiệp thương mại được thực hiện theo các phương thức: + Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Theo phương thức này, đơn vị có thể đến nhận hàng tại kho của bên bán (nhận hàng) hay bên bán chuyển đến cho doanh nghiệp thương mại (chuyển hàng): •Phương thức nhận hàng: trách nhiệm vận chuyển thuộc về người mua mọi tổn thất xảy ra khi đem hàng về kho người mua phải chịu. •Phương thức chuyển hàng: trách nhiệm vận chuyển thuộc về người bán người mua chỉ chịu trách nhiệm về vật chất khi hàng chuyển đến và giao xong. + Mua hàng không theo hợp đồng: việc mua bán diễn ra mà các bên không kí kết hợp đồng kinh tế. + Mua hàng qua hệ thống đại lý: mua hàng theo phương thức này có ưu tiên là doanh nghiệp có thể mua được những mặt hàng không tập trung, không thường xuyên. Khi mua hàng, doanh nghiệp thương mại cần quy định rõ chất lượng, giá cả, qui cách hàng hóa.