Trong các hoạt động của các trường đại học hiện nay, công tác quản lý giảng dạy là một trong những nhiệm vụ chính yếu cần phải hoàn thành một cách chính xác, nhanh gọn, và đáp ứng được những nhu cầu đặt ra của tổ chức. Trong số các khâu của nhiệm vụ này, việc quản lý phân công thực tập – phân bố lịch PC hợp lý có vai trò quyết định trong suốt thời gian thực tập của sinh viên trong trường. Tùy thuộc vào ngành học và đặc điểm của từng trường đại học mà có những giai đoạn và hình thức phân công thực tập khác nhau. Cụ thể: Hầu hết những trường ĐH-CĐ thuộc khối kinh tế chỉ phải tham gia một đợt thực tập thuộc học kỳ cuối của khóa học, các sinh viên phải bắt buộc liên hệ với một công ty thực tập và GVHD có thể được chỉ định ngẫu nhiên; Trong khi đó, tại các trường ĐH-CĐ thuộc khối kỹ thuật thì sinh viên phải tham gia các khóa thực tập nhiều hơn bao gồm thực tập nhận thức, thực tập kỹ thuật, thực tập tốt nghiệp, các sinh viên có thể được tham gia thực tập tại các cơ quan thực tập nhưng điều này là không bắt buộc. Còn đối với việc phân công GVHD cũng có thể được chỉ định ngẫu nhiên sao cho vẫn phù hợp với chuyên ngành học của sinh viên. Bởi vậy, để xây dựng và thiết lập lịch phân công thực tập một cách hợp lý đòi hỏi cán bộ quản lý ( cán bộ giáo vụ) phải có kinh nghiệm, hiểu rõ nghiệp vụ phân công thực tập. 1.1.1 Đặc điểm của công tác phân công thực tập. Thực tập là giai đoạn sinh viên được tiếp cận với những đề tài thực tế, những bài toán cụ thể; nó còn là giai đoạn sinh viên áp dụng những kiến thức chuyên ngành đã học nhằm giải quyết vấn đề và có sản phẩm của riêng mình. Một số vấn đề thống nhất trong gian đoạn thực tập : mỗi giảng viên phụ trách chuyên môn có thể hướng dẫn nhiều sinh viên nhưng ngược lại một sinh viên chỉ đăng kí thực tập với một giảng viên; khi sinh viên được nhận làm thực tập với giảng viên thì giảng viên sẽ là người chịu trách nhiệm chính từ thống nhất tên đề tài, báo cáo thực tập, quá trình thực tập cho đến kết quả thực tập của sinh viên trong đợt thực tập đó; hơn nữa, trong đợt thực tập giảng viên không nhất thiết phải giới thiệu sinh viên đến các cơ sở thực tập. Với những trường hợp sinh viên được giảng viên giới thiệu đến các cơ quan thực tập thì tên đề tài được do sự thỏa thuận giữa giảng viên, cơ quan thực tập và sinh viên : trong đó, GVHD là người chịu trách nhiệm về chuyên môn; quá trình thực tập và kết quả thực tập của sinh viên còn được đánh giá bởi bên cơ quan thực tập; chú ý, trong cùng một đợt thực tập, tại một cơ quan thực tập tên và nội dung đề tài không được trùng nhau nếu có thì các sinh viên tự thỏa thuận với nhau để tránh trùng đề tài. Khi giai đoạn thực tập bắt đầu, tức là cuối mỗi kỳ học chuyên ngành, sinh viên được đăng kí giảng viên hướng dẫn phù hợp với năng lực và hướng nghiên cứu chuyên môn của mình. Để có được những thông tin giúp sinh viên lựa chọn và hiểu rõ hơn chuyên ngành theo học, trước đó, các giảng viên phụ trách của các bộ môn đã đưa ra những định hướng đề tài, những đề xuất nghiên cứu. Tùy thuộc vào từng khóa học và mức độ tiệp cận chuyên ngành của sinh viên, giảng viên sẽ đưa ra những định hướng đề tài thích hợp và yêu cầu số lượng sinh viên là khác nhau. Sau thời gian đăng kí chính thức, sinh viên không được tự ý điều chỉnh cơ quan thực tập và tên đề tài. Sinh viên muốn thay đổi phải có lý do chính đáng và được sự đồng ý của giảng viên hướng dẫn. Đối với những sinh viên chưa trong danh sách phê duyệt và những giảng viên chưa đủ sinh viên trong đợt thực tập sẽ có sự thiết lập phân công do cán bộ giáo vụ chịu trách nhiệm, sao cho có sự sắp xếp hợp lý và đồng đều.