Hiện tại Công ty Điện Báo Điện Thoại Khánh Hòa quản lý trên 40.000 thuê bao
điện thoại. Với tốc độ phát triển hơn 5000 thuê bao/năm , và số lợng máy điện thoại h
hỏng hàng tháng gần 2000 máy, nên việc xây dựng một chơng trình quản lý việc sửa chửa
thuê bao điện thoại hỏng sẽ giúp Công ty nâng cao chất lợng phục vụ khách hàng cũng nh
tiết kiệm đợc chi phí nhân công ( từ 10 ngời giảm xuống còn 4 ngời), giảm thời gian xử lý
và tăng thêm niềm tin của khách hàng với ngành Bu Điện.
Chơng trình quản lý dựa trên những đặc thù của hoạt động sửa chữa điện thoại tại Công ty bao gồm các chức năng chính về các công việc:
– Quản lý thuê bao.
– Nhập thuê bao mới.
– Sửa lý lịch thuê bao.
– Nhận báo hỏng từ khách hàng, đo các thông số kỹ thuật để suy diễn ra loại
hỏng và cập nhật vào danh sách máy hỏng.
– In phiếu về tình trạng hư hỏng,lý lịch thuê bao để thợ đây máy đi sửa.
– Sau khi sửa xong, sẽ đo lại các thông số máy vừa sửa,nếu tốt sẽ cập nhật vào
danh sách máy đã sửa.
– Thêm,sửa,xóa các luật suy diễn về các loại hỏng máy điện thoại.
– Báo cáo số lợng máy hỏng hàng tháng.
– Báo cáo thời gian hư hỏng bình quân.
– Báo cáo thời gian sửa chữa bình quân.
Việc quản lý sửa chữa điện thoại được phân cấp theo từng bộ phận sau:
– Ban Giám đốc : Điều hành chung mọi hoạt động của Công ty trong đó có việc
quản lý sửa chữa điện thoại.
– Tổ giao dịch khách hàng : Là nơi tiếp nhận các nhu cầu : Đặt mới, dịch
chuyển, cắt điện thoại, thay đổi thông tin thuê bao của khách hàng.
– Đài 119 : Tiếp nhận báo hỏng từ khách hàng, lọc máy hỏng : sơ bộ kiểm tra
tình trạng máy như có hợp lệ không, có bị chêm máy không., kết nối với
Tổng đài trung tâm để xác định tình trạng hư hỏng, cập nhật vào danh sách
máy hỏng, sau khi các đội dây máy sửa chữa, kiểm tra lại nếu tốt thì cập nhật
vào danh sách máy đã sửa.
– Các đội dây máy: Thường xuyên kiểm tra danh sách máy hỏng để kịp thời sửa
chữa máy bị hỏng thuộc khu vực mình quản lý.
– Tổ thu cước điện thoại : Thu cước điện thoại hàng tháng của khách hàng, nếu
khách hàng vi phạm các quy định về thanh toán cước sẽ tiến hành chêm máy
điện thoại của khách hàng theo quy định của ngành.
– Phòng Kỹ thuật : Giám sát quá trình sửa chữa máy của các bộ phận có liên
quan, xây dựng và chỉnh sửa tập luật quyết định tình trạng hư hỏng của thuê
bao điện thoại
Các số liệu về tình trạng hư hỏng điện thoại trên toàn thành phố sẽ liên tục được
cập nhật vào mạng máy tính của công ty nên Ban Giám đốc và các phòng ban chức năng
thường xuyên kiểm tra để nhắc nhở kịp thời không để một máy điện thoại nào bị hư hỏng
quá lâu bảo đảm thông tin liên lạc cho khách hàng