Nguyên tắc thứ3 trong khung cấu trúc đểquản lý tài liệu điện tử là: “Lưu trữquản lý quá trình xác định giá trịvà thực hiện sựkiểm soát vềtri thức đối với tài liệu lưu trữ điện tử”. Xác định giá trịnghĩa là xem xét các giá trịcủa tài liệu và quyết định thời hạn bảo quản của chúng; tức là, xác định những tài liệu nào cần được bảo quản sau khi chúng đã thoảmãn những nhu cầu sửdụng trong hoạt động của cơquan, tổchức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Hiểu biết và ý kiến tưvấn của các cơquan sản sinh tài liệu, của các cơ quan, tổchức cấp trên và của các bên liên quan khác hiểu rõ các hoạt động của cơquan sản sinh ra tài liệu là rất có giá trịtrong quá trình xác định giá trị. Tuy nhiên, chỉriêng lưu trữlà có kiến thức toàn diện vềquản lý tài liệu trong toàn bộCQ/TC và sựam hiểu vềlý luận và các phương pháp xác định giá trị đểcó thể đưa ra quyết định chuẩn xác nhất trong việc lựa chọn tài liệu lưu trữ. Như đã được đềcập tại chương 2, trong môi trường điện tử, xác định giá trịtài liệu phải được tiến hành ngay từnhững giai đoạn đầu của vòng đời tài liệu, thường là trước khi bất kỳmột tài liệu nào được tạo lập. Tiếp theo, lưu trữcần phải áp dụng một phương pháp xác định giá trịdựa trên những kiến thức toàn diện vềnguồn sản sinh tài liệu, các chức năng và quy trình công việc của cơquan đó; vềviệc các chức năng đó được giao và thểhiện trong các quy chếchức năng, nhiệm vụcủa các cơquan nhưthếnào? và các chức năng đó được thực hiện ra sao thông qua các quá trình công việc và hoạt động của cơquan. Do trọng tâm của phương pháp này dựa vào các chức năng và hoạt động mà trong đó tài liệu được sản sinh và sửdụng nên phương pháp này còn được gọi là xác định giá trịtheo chức năng (đánh giá chức năng). Giai đoạn chuẩn bịlà thời điểm thích hợp nhất cho việc đánh giá, bởi lẽnó tạo cơhội tốt nhất cho việc đảm bảo rằng các quyết định đánh giá được thực thi một cách hữu hiệu. ởgiai đoạn này, một tổ chức sẽ đưa ra những thông tin nào mà họcần đểtiến hành hoạt động của mình và quyết định làm cách nào đểtổchức và xửlý thông tin một cách có hệthống đểhỗtrợcho sứmạng và chức năng, nhiệm vụ Lược dịch từ“Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn LệNhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 29 của mình. Đánh giá chức năng làm cho việc xác định các hệthống quản lý tài liệu nào sẽchứa đựng tài liệu lưu trữvà những tài liệu nào trong các hệthống đó có giá trịlưu trữtrởthành hiện thực. Những yêu cầu đối với việc bảo quản những tài liệu đó có thể được kết hợp vào việc thiết kếhệthống một cách dễdàng và cũng bớt khó khăn hơn nhiều khi buộc phải chỉnh sửa một hệthống đang tồn tại, một điều cần thiết nếu nhưviệc đánh giá được bắt đầu ởgiai đoạn muộn hơn. Đánh giá giá trị ởgiai đoạn chuẩn bịsẽcòn giúp cho các cơquan tránh khỏi những chi phí không cần thiết trong việc áp dụng các tiêu chuẩn đối với tài liệu lưu trữcho những tài liệu không có giá trịlưu trữ.