Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người.
– Theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.
-Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác,trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.[1,1] trích từ trang 1 của Luật lưu trữ.