Ngày nay khi máy tính phát triển, cùng với tốc độ và không gian lưu trữ trong máy tính đã được nâng cấp lên rất nhiều. Việc lưu trữ số lượng khổng lồ tài liệu và xử lý những nhiệm vụ phức tạp trên máy tính ngày càng nhiều. Những công việc văn phòng hàng ngày đều liên quan đến tài liệu, một tài liệu không chỉ đơn giản được lưu trữ mà nó cần phải được xử lý để có khả năng thay đổi, soạn thảo, chỉnh sửa và trích chọn các thông tin quan trọng. Vì thế các hệ phân tích tài liệu ra đời, mục đích của chúng là giúp biểu diễn thông tin trong các tài liệu ảnh, tài liệu giấy được đưa vào từ máy quét dưới dạng có cấu trúc. Một hệ phân tích và nhận dạng tài liệu có mục đích là chuyển đổi tự động những thông tin lưu trữ trong tài liệu giấy thành biểu diễn dưới dạng những cấu trúc mà có thể truy xuất, thay đổi được bằng máy tính. Quy trình xử lý của một hệ phân tích tài liệu bắt đầu bằng việc lấy dữ liệu, các tài liệu từ giấy in sẽ được quét qua máy quét để lưu trữ trong máy tính dưới dạng các tệp dữ liệu ảnh. Rõ ràng rằng khi máy tính ra đời và phát triển đã giải quyết được nhiều vấn đề trong việc lưu trữ thông tin. Theo ước tính trên thế giới, chỉ có một số lượng nhỏ tài liệu từ những thư viện giấy kh ổng lồ được đưa lên mạng và vì vậy vẫn còn số lượng lớn những nguồn tri thức của nhân loại đang được lưu trữ theo cách thức cổ điển trong những thư viện mà việc bỏ ra chi phí duy trì (chủ yếu trả lương cho nhân viên) cho những nguồn tài liệu này là rất lớn. Thông tin bây giờ không nhất thiết phải lưu trữ bằng giấy, một cách lưu trữ không an toàn, không bền vững theo thời gian, thay vì đó nó được lưu trữ một cách ổn định và an toàn trong máy tính. Do đó bằng cách này hay cách khác tài liệu giấy được quét thành các tệp dữ liệu ảnh và được lưu trữ trong máy tính. Không chỉ đơn giản là vấn đề lưu trữ, các tài liệu từ giấy in được đưa vào máy tính còn cần được xử lý và trích chọn ra những thông tin quan trọng. Một tài liệu giấy in được đưa vào máy tính còn yêu cầu có khả năng soạn thảo, hiệu chỉnh và khôi phục lại