Để xem xét việc giao kết hợp đồng số 01/HĐ của bà P có đúng thẩm quyền hay không, ta cần làm rõ các vấn đề sau đây: (1) việc giao kết hợp đồng thương mại của công ty cổ phần M do ai có thẩm quyền ký kết ? và (2) việc giao kết hợp đồng thương mại của công ty có thể được ủy quyền hay không, nếu có thì thủ tục, hình thức ủy quyền ký kết hợp đồng phải được thực hiện như thế nào để đảm bảo tính hợp pháp ?
• Thứ nhất, về thẩm quyền ký kết hợp đồng. Như đã biết, đại diện của pháp nhân nói chung, của doanh nghiệp nói riêng là việc một người nhân danh và vì lợi ích của pháp nhân hay doanh nghiệp xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện (căn cứ các Điều 91, 139 và 141 Bộ luật Dân sự năm 2005 (gọi tắc là BLDS)). Theo quy định tại khoản 1, Điều 116 Luật Doanh nghiệp năm 2005 quy định: “ Hội đồng quản trị bổ nhiệm một người trong số họ hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty”. Như vậy, trong trường hợp này dù Điều lệ có quy định hay không thì ông Q là Giám đốc kiêm Chủ tịch Hội đồng quản trị thì đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần M. Với tư cách là người đại diện theo pháp luật của công ty thì ông Q có quyền nhân danh doanh nghiệp xác lập, thực hiện các giao dịch dân sự vì lợi ích của doanh nghiệp và có quyền ký kết các loại hợp đồng phù hợp với quy định của Điều lệ và pháp luật.
• Thứ hai, về việc đại diện ủy quyền ký kết hợp đồng. Đối với chức vụ Phó Giám đốc của bà P, theo nguyên tắc chung, trước hết ta phải căn cứ vào các văn bản Điều lệ công ty, Quy chế hoạt động của công ty và Quyết định bổ nhiệm bà P làm phó Giám đốc cũng như các văn bản liên quan khác của công ty để xem xét rõ thẩm quyền của bà P cụ thể là gì, được ký những văn bản nào, khi nào được ký, Nếu trong các văn bản này có quy định phó Giám đốc (bà P) có quyền ký hoặc thay mặt Giám đốc ký các hợp đồng bao gồm cả các loại hợp đồng bán vật liệu xây dựng của công ty thì đương nhiên, trong tình huống được nêu, hợp đồng số 01/HĐ của bà P là đúng thẩm quyền.