Cho dù đã có những cải tiến lớn lao vềkhảnăng và tác dụng của các hệthống thông tin, công nghệvẫn tiếp tục phát triển một cách nhanh chóng. Sựxuất hiện của các quy trình và hệthống mới chủyếu là do những đòi hỏi của thịtrường và trong đó những người tiêu dùng chỉcó một ảnh hưởng tương đối nhỏ. Các nhà sản xuất phần cứng và phần mềm máy tính tìm cách tăng thịphần của mình bằng cách đưa ra các sản phẩm mới với các đặc điểm mới và các tính năng được tăng cường. Hệquảlà các cơquan, tổchức có thểtiến hành nâng cấp các hệthống của mình thường xuyên và cứvài năm một lần, thay đổi hoàn toàn hệthống máy tính của mình. Tuổi thọtương đối ngắn của phần mềm và phần cứng có những tác động quan trọng đối với việc bảo quản lâu dài tài liệu điện tử. Các cơquan, tổchức thay thếcác hệthống của mình khi mà các nhà cung cấp của họngừng cung cấp một hệthống đã lạc hậu hay khi mà các sản phẩm mới hứa hẹn nhiều điểm ưu việt hơn phần mềm cũ. Để đảm bảo rằng tài liệu được tạo ra từhệthống cũsẽcòn luôn sẵn sàng, có thểhiểu và sửdụng được đối với những người sửdụng của hệthống mới thì cơquan, tổchức phải chuyển đổi tài liệu cũsang hệthống mới. Đa sốcác hệthống phần mềm ngày nay bảo đảm được sự“tương thích với trước đó” giữa phiên bản mới và cũcủa cùng một nhà cung cấp phần mềm, chẳng hạn nhưgiữa 2 phiên bản của cùng một loại bộ phần mềm xửlý văn bản. Tuy nhiên, sựtương thích giữa các sản phẩm cạnh tranh thì không phải là điều thường gặp. Các hệthống phức tạp được phát triển cho một quá trình hoạt động riêng biệt hay được cải biên để đáp ứng những yêu cầu của một cơquan, tổchức nào đó thì thường khó có thểdi trú sang các hệthống mới. Việc chuyển giao tài liệu từcác hệthống mang tính độc quyền cũ- thường được gọi là hệthống di sản – sang công nghệhiện hành có thể đòi hỏi sự chuyển thểvà tái cấu trúc tài liệu vềcơbản. Một quá trình nhưvậy không chỉtốn kém mà còn đòi hỏi những thay đổi sâu sắc đối với cấu trúc và định dạng của tài liệu – những đặc tính tạo nên sựtoàn vẹn thống nhất của tài liệu với vai trò là bằng chứng. Song song với việc công nghệthông tin tiếp tục phát triển và các cơquan, tổchức tìm kiếm những phương pháp mới đểáp dụng máy tính vào việc xửlý thông tin và giao tiếp, lưu trữsẽbuộc phải chuẩn bịsẵn sàng để đưa ra những khuyến nghịvà hướng dẫn trong một môi trường cơ động