Quy trình tiếp nhận và quản lý hồ sơ sinh viên là những phương pháp tổ chức tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và cách thức lưu trữ, sao cho việc tìm kiếm xác nhận một sinh viên một cách dễ dàng. Đầu năm học cán bộ phòng công tác học sinh sinh viên được phân công tiếp nhận hồ sơ sinh viên trúng tuyển trong kỳ thi tuyển hằng năm của trường vào học. Khi tiếp nhận hồ sơ sinh viên, cán bộ hướng dẫn sinh viên hoàn chỉnh các giấy tờ thuộc bộ hồ sơ sinh viên quy định, đồng thời phải kiểm tra tình trạng hồ sơ bao gồm tất cả giấy tờ được liệt kê trên bao bì hồ sơ theo đúng mẫu hồ sơ quy định. Trường hợp sinh viên vì lý do đặc biệt chưa kịp hoàn tất hồ sơ theo thờigian quy định thì yêu cầu sinh viên viết giấy cam đoan ,cam kết bổ sung hồ sơ theo thơi gian được chấp nhận . Thường xuyên bố sung hồ sơ sinh viên, cập nhật kịp thời vào phần mềm quản lý hồ sơ sinh viên để phản ánh kịp thời những thay đổi về bản than của sinh viên. Các quyết định khen thưởng, kỷ luật, kiểm điểm, nhận xét đánh giá hàng năm của sinh viên,các thành tích khen thưởng, biên bản kỷ luật, chế độ ưu đãi .được lưu kịp thời vào hồ sơ sinh viên, vào phần mềm quản lý hồ sơ sinh viên tại phòng công tác sinh viên.