Trước kia khi công nghệ khoa học chưa phát triển, chúng ta đều dùng các phương pháp thủ công trong việc quản lý như quản lý kinh doanh,quản lý nhân sự, Nhưng ngày nay khi ngày càng nhiều ứng dụng khoa học được đưa vào công tác quản lý.Từ thực tế, việc quản lý rất phức tạp và gặp nhiều phiền toái như việc lưu trữ sổ sách, việc tính toán, việc tìm kiếm, Để giải quyết vấn đề này chúng ta xây dựng những phần mềm quản lý, ban đầu tuy nó còn đơn sơ nhưng cũng đáp ứng phần nào nhu cầu của người dùng, phần mềm xây dựng cần phù hợp với điều kiện của khách hàng về tài chính,về không gian, về trình độ, về nhân viên của họ, Nhiều thao tác ta phải xây dựng để tính một cách thủ công do công nghệ chưa đáp ứng, chưa đủ kinh phí như không thể dùng thanh toán tiền bằng thẻ từ, hay không thể tính tiền qua mạng hay bán hàng qua mạng, mà chỉ quảng cáo qua mạng mà thôi. Như những cửa hàng sách ở những vùng nông thôn thì đa phần quản lý thủ công, chúng ta phải xây dựng phần mềm sao cho dùng đơn giản, dễ hiểu nhưng đủ các chức năng.Ta phải tìm hiểu thực tế nhiều để phần mềm sát thực tế dễ nâng cấp về sau. Người dùng thường xuyên sử dụng hệ thống thông tin để quản lý tổ chức các công việc hằng ngày của họ.Là một trong những người hiểu biết về hệ thống hiện tại nhất.Họ thấy được những thiếu sót,những ưu nhược điểm,từ đó họ nảy sinh những yêu cầu mới để chúng ta những người thiết kế phát triển thêm cho phần mềm đa dạng phong phú hơn.Vậy chúng ta phải quan tâm đến những yều cầu của họ nó rất quan trọng, sát thực tế.