Ngày nay, với sự phát triển chung của toàn xã hội, công việc trong các cơ quan và tổ chức ngày càng nhiều lên. Các loại văn bản giấy tờ, các qui trình nghiệp vụ cũng ngày càng nhiều và không ngừng được thay đổi, điều chỉnh. Để giải quyết vấn đề đó, tăng hiệu quả và giảm chi phí hoạt động, các cơ quan, tổ chức kinh tế, xã hội đều đang có nhu cầu về những giải pháp nhằm chuẩn hóa và quản lý các loại tài liệu và các qui trình công việc trong nội bộ và với các tổ chức bên ngoài dựa trên những tiến bộ mới nhất về khoa học công nghệ mà nhất là công nghệ thông tin. Phần mềm được thiết kế để phục vụ cho các cơ quan hoặc các tổ chức vừa và nhỏ. Là một nền tảng để xây dựng nên tập hợp các công cụ hỗ trợ quản lý và tự động hóa văn phòng trong các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc là hệ thống được xây dựng phục vụ việc quản lý hồ sơ tài liệu, quản lý công việc, quy trình công việc, trao đổi thông tin và hỗ trợ điều hành tác nghiệp trực tuyến trên mạng máy tính. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc được xây dựng trên công nghệ phát triển ứng dụng Web hay còn gọi là mô hình công nghệ 3 lớp. Hệ thống dễ dàng triển khai trên nhiều mô hình tùy thuộc vào các tổ chức khác nhau từ các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức quy mô vừa và nhỏ đến các tổng công ty, các bộ, nghành với quy trình nghiệp vụ phức tạp, phân tán trên nhiều khu vực địa lý khác nhau Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc hỗ trợ tổ chức nâng cao khả năng quản lý công việc, tăng tốc độ luân chuyển văn bản, tăng khả năng chia sẻ thông tin và giảm thiểu các chi phí giấy tờ. Bên cạnh đó, phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc còn cho phép cán bộ quản trị hệ thống khả năng tự cấu hình hệ thống, chỉnh sửa luồng công việc điện tử để phù hợp với các yêu cầu thực tế của tổ chức.