Một lưu trữkhông nên xem xét vấn đềquản lý tài liệu điện tửchỉnhưlà vấn đềvềloại phương tiện mang tin đặc biệt. Một quan điểm tiếp cận vấn đề nhưvậy chỉgiúp cho việc củng cốmột phương pháp tiếp cận “mọi việc diễn biến nhưbình thường” – quan điểm mà cuối cùng có thểtrởthành có hại nhất là khi lưu trữ đã chấp nhận một phương pháp thụ động trong việc thực thi trách nhiệm của mình. Trong một thếgiới lý tưởng, tài liệu điện tửcần phải được xem nhưlà m ột bộphận của một phương pháp tiếp cận thống nhất tới vấn đềquản lý tất cảtài liệu, không lệthuộc vào hình thức vật lý của chúng. Mặt khác, cách thức mà vấn đềtài liệu điện tử được xem xét, giải quyết có thể được dùng như một tác nhân cho những thay đổi theo hướng mà các lưu trữtiến hành hoạt động chung của mình. 5.2.1. Sứmạng và quyền hạn Một tác động nhưvậy có ảnh hưởng tới bản chất nền tảng của sứmạng và nhiệm vụcủa chính lưu trữ. Nếu nhưlưu trữcần phải có một vai trò nào đó trong việc quản lý tài liệu mà không hềlệthuộc vào thểloại của chúng thì điều quan trọng là những tuyên bốvềsứmạng và nhiệm vụcủa mình phải có những nội dung làm cho m ọi người hiểu rõ rằng lưu trữ đang thực hiện “nhiệm vụ” liên quan đến tài liệu điện tử. Một lần nữa, khái niệm về“tài liệu” trởnên rất quan trọng. Nếu nhưkhái niệm đó được xác định quá hạn hẹp thì thậm chí tài liệu điện tửcó thểkhông bao hàm trong phạm vi nhiệm vụvà quyền hạn của lưu trữ. Mặc dù mỗi m ột tổchức có một quan niệm riêng vềsựkhác nhau giữa một bản tuyên bốvềsứmạng/nhiệm vụvà một bản tuyên bốvềthẩm quyền, nhưng trong phạm vi của cuốn Cẩm nang này thì bản tuyên bốvềsứmạng, nhiệm vụthểhiện mục đích của lưu trữ, còn bản tuyên bốvềthẩm quyền mô tả những gì mà một lưu trữ được phép làm trên cơsởmột văn bản quy định cao hơn nhưmột đạo luật, điều lệhay chế độchính sách v.v. Dưới đây là một ví dụvềcác bản tuyên bốvềsứmạng, nhiệm vụvà thẩm quyền của lưu trữ đương nhiên đã bao gồm cảtài liệu điện tử(nói cách khác là định nghĩa vềtài liệu bao gồm cảtài liệu điện tử): – Nhiệm vụcủa lưu trữlà bảo đảm khảnăng có sẵn, có thểhiểu được và sửdụng được của những tài liệu xác thực, đáng tin cậy và đúng yêu cầu trong một khoảng thời gian cho tới khi nào chúng còn cần thiết đểgóp phần vào bộ nhớchung của đất nước và đểbảo vệquyền của công dân. – Thẩm quyền của lưu trữ(như được quy định tại luật lưu trữquốc gia) là thu thập, bảo quản và chuẩn bịsẵn sàng tài liệu lưu trữcho việc sửdụng và hỗ trợcho việc quản lý tài liệu ởcác cơquan chính phủ.