Nguyên tắc thứhai trong khung cấu trúc đểquản lý tài liệu điện tửlà: “Lưu trữcần đảm bảo rằng những cơquan, tổchức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu tạo ra và giữlại được những tài liệu thực sựxác thực, đáng tin cậy và bảo quản được”. Nguyên tắc này không có nghĩa là lưu trữphải chịu trách nhiệm vềnhững chức năng của cơquan, tổchức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu hoặc cơquan, tổchức hay cá nhân đó không đủthẩm quyền để quản lý tài liệu của họ. Lưu trữkhông thểtiếp nhận, gánh vác vai trò của cơquan, tổchức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Cơquan, tổchức hay cá nhân phải chịu trách nhiệm vềviệc tạo ra những tài liệu đáng tin cậy và vềviệc giữgìn chúng ởdạng xác thực cho tới khi nào họ còn lưu giữ, bảo quản tài liệu tại cơquan. Tuy nhiên, kiến thức chuyên môn lưu trữcó thểlà hữu ích trong việc hướng dẫn cho các cơquan, tổchức hay cá nhân đó những phương pháp thích hợp đểthực hiện trách nhiệm của họ. Lưu trữcần phải chỉ đạo, tác động hay giám sát kỹlưỡng hành động của các bên tham gia khác trong suốt vòng đời của tài liệu lưu trữ điện tử. Các bên tham gia đó bao gồm (1) cơquan, tổchức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu và nhà quản lý văn thư; (2) những người xây dựng luật pháp, quy định và chính sách; (3) những người phân bổcác nguồn lực; và (4) những người sản xuất, cung cấp và quản lý những công nghệthông tin mà tài liệu phụthuộc. Thành công trong lĩnh vực này sẽcòn đòi hỏi phảI xây dựng, phát triển các mối quan hệ, tiếp xúc và hợp tác với những bên khác quan tâm tới việc quản lý tốt tài liệu nhưcác luật gia, kiểm toán viên, kếtoán và những người có thẩm quyền ra quyết định khác. Những hành động mà lưu trữcó thểtiến hành đểtác động tới các bên tham gia khác trong việc thực thi chức năng lưu trữbao gồm: – Ban hành và cải tiến các quy định, chế độ điều chỉnh việc quản lý tài liệu để đảm bảo rằng tài liệu điện tử được xem xét, giải quyết một cách thích đáng; – Thiết lập các tiêu chuẩn đểquản lý tài liệu điện tử;