Công ty phải có người đại diện pháp lý bởi vì nó là con ma. Đó là “sự mô tả chân thật” nhất về công ty. Thật vậy, ta không thể sờ, không thấy được nó; giống như ta có thể thấy ông A hay bắt tay bà B. Nó là một “thực thể” do luật pháp đặt ra và do đó có thể đi kiện và bị kiện.
Vì vậy, theo luật của ta, nó có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, có tài sản và chịu trách nhiệm bằng tài sản của nó. Về “giấy tờ hộ tịch” của nó, có thể nói giấy đăng ký kinh doanh là khai sinh và bản điều lệ là hình hài của nó. Cơ bản về mặt pháp lý như thế, nó có thể thuê nhà của bạn và xù tiền được!
Vậy làm sao để tóm được nó? Làm sao gửi thư cho nó? Dù nó có “cơ cấu tổ chức chặt chẽ” nhưng vào một công ty bạn sẽ thấy nhà xưởng, máy móc và nhiều người. Vậy ai là công ty?
Để trả lời, luật đặt ra người đại diện pháp lý. Và người ấy có thể là một người nắm một trong những chức vụ đã nêu ở trên. Tuy nhiên, ở đây cần phân biệt giữa (i) một cá nhân nhất định (ông A, bà B); (ii) chức vụ họ nắm giữ (ông tổng, bà phó ) và (iii) người đại diện pháp lý.
Ở ba yếu tố trên và trong tương quan với công ty, hai cái đầu thay đổi còn cái thứ ba không; nó tồn tại cùng với công ty. Chính vì nó không đổi nên con ma hết chạy! Vậy người đại diện pháp lý của công ty là người được công ty cử ra để tiếp xúc, giao dịch với những người bên ngoài công ty (thuế gửi thông báo, tòa gửi giấy triệu tập, nhà cung cấp đòi nợ). Còn luật sư nếu có thúc nợ công ty theo đúng mẫu mực thì phải viết: “Kính gửi công ty ABC do ông Nguyễn Văn Mít, tổng giám đốc đại diện”.
Dài dòng như thế để không bao giờ công ty có thể chối ở tòa: “Chúng tôi không nhận được thư đòi nợ của nguyên đơn”. Vậy nếu “tả chân” thì đại diện pháp lý của công ty chỉ là người nhận và gửi giấy tờ nhân danh công ty và mọi việc làm của người ấy ràng buộc công ty. Ý nghĩa của nó chỉ có thế