Các quyết định vềviệc định thời hạn bảo quản tài liệu cơsởdữliệu cần được đưa ra ngay từgiai đoạn thiết kếhệthống nhưlà một bộphận của một bảng thời hạn bảo quản tài liệu toàn diện cho toàn bộhệthống. Tuy nhiên, nếu nhưcác quyết định nhưvậy không được đưa ra một cách có chủ định thì chúng cũng sẽlà một phần hàm ẩn của việc thiết kếhệthống, có vai trò quyết định đối với những vấn đề, chẳng hạn như, tài liệu nào được tạo ra, những tài liệu nào trong số đó được giữlại và chúng cần được lưu trữnhưthếnào. Hàm ý của điều này là ởchỗcác quyết định quản lý văn thưvà lưu trữquan trọng phải được đưa ra nhưlà một phần của việc thiết kếhệthống, thậm chí là trước khi một tài liệu cụthểnào đó được sản sinh. Việc xác định thời hạn bảo quản các tài liệu cơsởdữliệu là một công việc phức tạp, do các cấu trúc cũng nhưcác dữliệu (nội dung) có thểbịthay đổi theo thời gian. Khi mà các nội dung của dữliệu hay cấu trúc của một cơsởdữ liệu thay đổi thì tài liệu cũng bịthay đổi. Những thay đổi nhưvậy là cần thiết và thích hợp nếu nhưcơsởdữliệu được sửdụng nhưlà một công cụhữu hiệu trong việc tiến hành các hoạt động công việc. Những thay đổi trong nội dung của một cơsởdữliệu cần được quản lý theo các nguyên tắc quản lý văn thư. Trong m ột cơsởdữliệu được thiết kếhoàn chỉnh thì sơ đồlô gíc sẽbao gồm các quy tắc chi phối khi nào thì có thểbổsung dữliệu vào một cơsởdữliệu, thay thếhay xoá bỏkhỏi cơsởdữliệu đó. Những quy tắc đó cần tuân thủtheo cùng các tiêu chuẩn đã chi phối việc định thời hạn bảo quản cho bất kỳtài liệu nào. Sựcần thiết phải giữlại tài liệu trong một cơsở dữliệu xuất phát chủyếu từcác mục đích công việc mà cơsởdữliệu đó phục vụvà sau đó là từcác luật và quy định hay chế độ, chính sách liên quan đến các hoạt động hay các đơn vị được tài liệu hoá trong cơsởdữliệu. Những yêu cầu công việc và yêu cầu pháp lý đó cần được kết hợp vào việc thiết kếcơsởdữliệu cũng nhưvào trong các cơchế được áp dụng đểkiểm soát những thay đổi hay việc xoá bỏdữliệu. Những yêu cầu đó cũng cần được phản ánh trong bảng thời hạn bảo quản tài liệu áp dụng đối với cơsởdữliệu. Khi những thay đổi trong cấu trúc lô gíc xảy ra thì những tài liệu vềcấu trúc đã bịthay thếcần được giữlại cho tới khi nào chúng còn cần thiết cho việc duy trì bất kỳtài liệu nào mà (các) cấu trúc đã bịthay thế đã áp dụng. Khi các nỗ lực tái thiết kếchủyếu được thực hiện thì (những) tài liệu thích hợp với cơsở dữliệu đó cũng cần được xem xét lại. Các cơsởdữliệu cần được đánh giá một cách toàn diện, tức là toàn bộhệ thống cơsởdữliệu, bao gồm các thông tin đầu vào, đầu ra, các metadata và tài liệu liên quan cần thiết cần được đánh giá một cách đồng bộ. Những yêu cầu đối với việc giữlại dữliệu cần được xác định ởtất cảcác cấp độcủa cấu trúc cơsở dữliệu. Thêm vào đó, các yêu cầu định thời hạn bảo quản cũng cần được xác Lược dịch từ“Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn LệNhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 50 định đối với các cấu trúc trình bày được sửdụng nhưlà các phương án lựa chọn nhất quán trong cơsởdữliệu. Những tài liệu sản sinh từcác tác nghiệp cập nhật cần được giữlại nếu nhưviệc ghi chép vềcác tác nghiệp đó nhưchúng đã xảy ra là cần thiết hoặc nếu nhưcác quy trình xác định thời hạn bảo quản được áp dụng trong cơsởdữ liệu không đủkhảnăng giữlại những tài liệu có giá trịthực tiễn hay giá trịlưu trữtrước khi chúng bịthay đổi. Trong những trường hợp khác, việc giữlại những tài liệu từcác tác nghiệp cập nhật chắc chắn là sẽkhông cần thiết một khi dữliệu đã được lưu trữ ởtrong cơsởdữliệu. Những tài liệu trình bày đầu ra cần phải được giữlại khi cần phải ghi lại rằng những tác nghiệp đó đã xảy ra hoặc khi chúng có vai trò nhưlà bằng chứng trong một bối cảnh ởngoài hệthống cơsởdữliệu, chẳng hạn nhưlà một phần của một hồsơvụviệc. Trong những trường hợp khác thì vấn đềyêu cầu giữlại các bản trình bày đầu ra có thể được thoảmãn thông qua việc duy trì khảnăng tái tạo cùng một sản phẩm đầu ra từcơsởdữliệu đó.