Trước hết chúng ta cần hiểu, thế nào là vi phạm hành chính (VPHC). VPHC là là hành vi do cá nhân hoặc tổ chức thực hiện với lỗi cố ý hoặc vô ý, vi phạm các qui định của pháp luật về trật tự quản lý Nhà nước mà không phải là tội phạm và theo qui định của pháp luật phải bị xử phạt VPHC. Như vậy, xử phạt VPHC là hoạt động của các chủ thể có thẩm quyền, căn cứ vào các quy định của pháp luật hiện hành để áp dụng các biện pháp xử phạt hành chính và các biện pháp hành chính khác (trong trường hợp cần thiết, theo qui định của pháp luật) đối với các hành vi VPHC mà các tổ chức, cá nhân đó thực hiện. Khoản 3 Điều 3 pháp lệnh xử lý VPHC năm 2002 (đã được sửa đổi bổ sung năm 2008 – Pháp lệnh số 04/2008/UBTVQH12, sau đây gọi là pháp lệnh xử lý VPHC năm 2008) qui định: “Việc xử lý VPHC phải do người có thẩm quyền tiến hành theo đúng quy định của pháp luật.” Như vậy, chúng ta có thể hiểu, thẩm quyền xử phạt VPHC là khả năng được áp dụng các biện pháp xử phạt hành chính trong giới hạn nhất định do pháp luật qui định cho cá nhân hoặc tổ chức có; thẩm quyền xử phạt VPHC của chủ thể nào đó được xác định bằng quyền hạn mà pháp luật qui định cho chủ thể đó được áp dụng các biện pháp, hình thức xử phạt với mức độ được xác định cụ thể. Việc phân định thẩm quyền, xác định đúng chủ thể có quyền trong việc xử lý VPHC là điều cần thiết nhằm bảo đảm công tác xử phạt VPHC được chính xác, đảm bảo tính pháp chế. Theo qui định của pháp luật hiện hành thì công tác xử phạt VPHC cũng phải tuân theo các thủ tục do luật định; vì đặc tính chung của các hoạt động của Nhà nước là phải tuân theo những thủ tục pháp lý nhất định. Thủ tục xử phạt VPHC không chỉ đảm bảo cho hoạt động của Nhà nước tiến hành hợp lý mà còn bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của cá nhân, tập thể và Nhà nước. Theo qui định của pháp lệnh xử lý VPHC năm 2008 thì việc ra quyết định hành chính được tiến hành theo hai thủ tục sau: – Một là, thủ tục xử phạt đơn giản: Gọi là thủ tục đơn giản vì theo thủ tục này, khi phát hiện hành vi VPHC, người có thẩm quyền xử phạt ra quyết định xử phạt ngay. Điều kiện để áp dụng thủ tục này là hành vi VPHC phải đơn giản để khi phát hiện hành vi phạm thì người có thẩm quyền đã xác định được đó là hành vi vi phạm nào, tính chất mức độ của vi phạm; đồng thời người phát hiện vi phạm phải có đủ thẩm quyền để ra quyết định xử phạt tại chỗ. Chính vì vậy, pháp luật hiện hành qui định thủ tục này đươc áp dụng trong phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 10.000đ đến 200.000đ. Đó là những hành vi đơn giản và mức phạt được áp dụng phù hợp với thẩm quyền của hầu hết các chủ thể có thẩm quyền xử phạt VPHC. – Hai là, thủ tục có lập biên bản: Thủ tục này khác thủ tục đơn giản ở chỗ, khi phát hiện hành vi VPHC, người có thẩm quyền xử phạt không ra quyết định xử phạt ngay mà phải lập biên bản về hành vi VPHC. Sở dĩ trong trường hợp này cần phải lập biên bản vì: Thứ nhất, hành vi vi phạm phức tạp nên trong thời gian ngắn (ngay khi phát hiện vi phạm) và với những biểu hiện bên ngoài của vi phạm được nhận biết một cách trực tiếp thường không đủ để đánh giá chính xác loại vi phạm, tính chất, mức độ của vi phạm nên không thể ra quyết định xử phạt ngay. Trong khi đó, xử phạt VPHC phải đúng người, đúng hành vi vi phạm nên việc ghi lại các sự kiện, tình tiết, số liệu liên quan đến vi phạm (lập biên bản) làm căn cứ sau đó xử phạt là rất cần thiết. Thứ hai, hành vi VPHC được phát hiện nhưng người phát hiện không đủ thẩm quyền xử phạt, người có thẩm quyền xử phạt lại không có mặt tại hiện trường chứng kiến hành vi vi phạm xảy ra nên cần lập biên bản để cung cấp thông tin cho người có thẩm quyền ra quyết định xử phạt.