Nguyên tắc thứtưtrong khung cấu trúc đểquản lý tài liệu điện tửlà: “Lưu trữphảI đặt ra các yêu cầu vềbảo quản và tiếp cận khai thác nhằm đảm bảo rằng tài liệu lưu trữ điện tử ởtrạng thái luôn sẵn sàng, có thểtiếp cận khai thác và có thểhiểu được”. Nguyên tắc này đềcập đến những vấn đề đặc biệt chưa rõ và còn nhiều tranh cãi đối với tài liệu điện tửdo sựphụthuộc của chúng vào công nghệmà công nghệthì thay đổi liên tục. Việc xem xét nguyên tắc này không bao gồm (ngoại trừlà m ột cách gián tiếp) các yêu cầu bảo quản mang tính chất chung nhất đối với tất cảcác loại tài liệu, chẳng hạn nhưyêu cầu cơbản là tài liệu lưu trữphải bảo đảm tính xác thực. Việc bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ điện tửlà những vấn đềphụthuộc lẫn nhau: – Những tài liệu có sẵn phải là tài liệu còn nguyên vẹn vềkhía cạnh vật lý, có thểnhận diện và đọc được; – Những tài liệu có thểtiếp cận khai thác được có thể được lựa chọn trong phạm vi các chiến lược tra tìm phù hợp với cách thức mà cơquan, tổchức sản sinh ra tài liệu đã tổchức sắp xếp tài liệu và chúng được thểhiện ởmột dạng xác thực vềmặt lịch sử; và – Tài liệu có thểhiểu được là những tài liệu có thể được sửdụng nhưlà những bằng chứng lịch sử. Điều này đòi hỏi việc xác định nguồn gốc xuất xứ của tài liệu, việc duy trì trật tựban đầu của tài liệu và sựcó sẵn của các tài liệu liên quan cũng nhưnhững thông tin bối cảnh khác. Do sựlạc hậu vềcông nghệ, tài liệu lưu trữ điện tửkhông thể được bảo quản bằng cách duy trì chúng ởdạng tĩnh. Thậm chí những tài liệu được ghi trên những phương tiện mang tin có thểtồn tại vĩnh viễn thì cuối cùng, người ta cũng không thểtra cứu hay cung cấp được cái gì ngoại trừnhững dạng đơn giản nhất của tài liệu điện tử được lưu giữ ởdạng tĩnh như đã trình bày ở chương 2.2. Cùng với thời gian, việc chuyển đổi tài liệu nhằm di trú chúng từnền công nghệ lạc hậu sang các dạng hiện hành sẽlà điều cần thiết. Bảo quản lưu trữ đòi hỏi rằng những chuyển đổi đó phải tôn trọng tính xác thực của tài liệu và rằng những thay đổi nhưvậy phải tạo điều kiện cho tài liệu có thểtruy nhập và hiểu được. Tuy nhiên, việc chuyển đổi nhưvậy cần phải được ghi chép một cách t ỷ mỷ. 4.4.1. Bảo quản