Tiếp nhận văn thư đến, lưu vào sổ nhật ký văn thư đến (sổ và file excel). Sau đó, chuyển đến bộ phận liên quan.  Đối với văn thư đi: bộ phận cần chuyển thư liên hệ lễ tân, lễ tân sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh EMS đưa văn thư đến cơ quan theo yêu cầu (dịch vụ EMS sẽ chuyển thư đi hai chuyến một ngày: 9h00 và 17h30).  Tất cả các văn thư liên quan đến nội bộ tổ chức (biên bản, quyết định v.v ) đều phải photo và lưu lại bản photo