Có ý kiến nhận định rằng: Tài liệu lưu trữ (TLLT) nếu không được đưa ra sử dụng thì còn tệ hơn một đống sắt vụn. Trên thực tế, tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia (TTLT QG) cũng như các Trung tâm lưu trữ tỉnh (TTLT tỉnh) đã áp dụng nhiều hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ (KTSD TLLT) làm cầu nối giữa độc giả và TLLT. Tuy nhiên mỗi hình thức tổ chức KTSD đều có những ưu điểm, hạn chế riêng và cũng chỉ được áp dụng trong những hoàn cảnh nhất định. Đây là một trong những khó khăn trong việc tiếp cận TLLT của độc giả, khiến cho hiệu quả khai thác tiềm năng thông tin TLLT chưa cao. Khó khăn này đặt ra yêu cầu đa dạng hóa các hình thức tổ chức KTSD TLLT, mở rộng cơ hội và điều kiện “gặp gỡ” TLLT của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.