Một khi các cơquan, tổchức áp dụng các công nghệvà phương pháp mới đểthực hiện công việc của mình thì các phương pháp và quy trình cũ được sửdụng đểkiểm soát tài liệu không còn phù hợp và hiệu quảnữa. Ởnhiều cơquan, tổchức, những tài liệu có giá trị được cất giữtrong các cơsởdữliệu tập trung hoặc chúng được phân bố rộng rãi và được lưu giữtrên các ổ đĩa cứng phân tán trong các máy tính PC của các cá nhân. Trong viễn cảnh thứnhất, một bộphận quản lý các hệthống thông tin tập trung có thểkiểm soát sựtiếp cận tới tài liệu điện tửcủa cơquan, tổchức. Trong trường hợp thứhai thì mỗi một người sửdụng cuối sẽtựkiểm soát việc tiếp cận tới phiên bản tài liệu của cơquan, tổchức của riêng mình. Dù trong trường hợp nào thì cũng phải có các biện pháp bởi vì sự toàn vẹn và tính xác thực của tài liệu điện tửcó thểbịxem nhẹvà chúng có thểsẽkhông còn, không thểhiểu được và sửdụng được đối với cơ quan, tổchức hay đối với lưu trữ. Các cơquan, tổchức đã dựa trên tài liệu điện tử đểthực thi và ghi chép lại hoạt động của mình hoặc quan tâm đến việc loại bỏtài liệu giấy khỏi các hệthống của mình hiện đang tìm kiếm các giải pháp cho các vấn đềvềtính xác thực, vềquản lý và định thời hạn bảo quản cho tài liệu điện tử. Các quyết định mà cơquan, tổchức đưa ra ngày nay vềkhảnăng của các hệthống thông tin của họ, vềtổchức và cấu trúc của các nguồn lực thông tin vềcác chính sách và thực tiễn đối với việc lưu giữtài liệu trong môi trường kỹthuật sốsẽcó một tác động quan trọng đối với các kiểu chiến lược và phương pháp mà các tổ chức lưu trữcó thểáp dụng đểbảo đảm việc bảo quản lâu dài tài liệu có giá trịlưu trữ. Do các vấn đềvềquản lý lưu trữcó quan hệchặt chẽtới việc thiết kếcác hệthống và sựthiết lập các chính sách quản lý mới nên các nhà lưu trữ đã buộc phải xem xét một tập hợp lớn hơn các vấn đề quản lý văn thưnhằm thực thi chức năng lưu trữtrong môi trường kỹ thuật số.