Theo truyền thống, các nhà lưu trữ được xem là những người được giao nhiệm vụ“giữgìn” những tài liệu lưu trữcó giá trịtrường tồn, và người ta thường cho rằng chức năng được giao cho tổchức lưu trữ, đương nhiên, là một tổng thểcủa các chức năng thích hợp với nhiệm vụ đó. Tuy nhiên, có thểdễdàng nhận ra rằng các chức năng được giao cho các tổchức lưu trữkhác nhau thường có xu hướng, phụ thuộc vào truyền thống văn hoá, thẩm quyền pháp lý và thậm chí là các quyết định chính trị. Nhưvậy, chẳng hạn ởtầm quốc gia, một số tổchức lưu trữcó vai trò là nơi tiếp nhận tài liệu lưu trữ- ởgiai đoạn khá muộn trong vòng đời của những tài liệu đó – và các tổchức đó chỉ tập trung nỗlực của mình vào việc sắp xếp, chỉnh lý, mô tả, bảo quản và tổchức sửdụng tài liệu. Trong những trường hợp khác, các lưu trữ quốc gia được giao nhiệm vụxác định giá trịvà lựa chọn các tài liệu đểbổsung hoặc thậm chí là đặt ra các tiêu chuẩn trong việc bảo quản và quản lý tài liệu ởtrong giai đoạn hiện hành của chúng. Khi mà các nhà lưu trữ đã và đang bắt đầu xem xét việc chức năng của các tổchức lưu trữcó thểvà cần phải được thực thi nhưthế nào trong điều kiện tài liệu điện tửthì người ta đã ý thức được rằng hiện tồn tại một quan niệm rộng hơn vềchức năng lưu trữ(chức năng lưu giữtài liệu lưu trữ), mà chỉmột phần trong đó đã được thực hiện theo truyền thống bởi các nhà lưu trữhay các tổchức lưu trữ. Quan điểm vềchức năng lưu trữ đó nhưsau: Chức năng lưu trữ là tập hợp các hoạt động liên đới góp phần thực hiện thành công những mục tiêu vềxác định, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữvà bảo đảm cho tài liệu có thểtiếp cận khai thác sửdụng và hiểu được. Những hoạt động đó bắt đầu từngay giai đoạn tạo lập tài liệu trong vòng đời của tài liệu lưu trữ(và trong môi trường điện tửthì thậm chí là còn phải trước thời điểm đó), và tiếp tục xuyên suốt các giai đoạn tiếp theo cho tới khi bảo quản và sửdụng. Trong môi trường tài liệu giấy truyền thống, chức năng lưu trữtừng là chức năng phân tán, với trách nhiệm thực thi được giao cho một sốcác bên tham gia bao gồm các cơquan, tổchức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu, cơquan – văn khố, nhà quản lý văn thưvà nhà lưu trữ. Tập hợp các chức năng lưu trữcụthểgiao cho một tổchức lưu trữnào đó sẽquyết định các chức năng riêng của tổchức đó được xác định rộng hay hẹp. Lược dịch từ“Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn LệNhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 8 Vấn đềquan trọng ở đây là không lệthuộc vào sựthay đổi trong truyền thống hành chính và tổchức, và độc lập với các chức năng được giao cho một tổchức lưu trữ, hiện còn một chức năng lưu trữ đã được thực thi trong quá khứbởi các bên khác nhau và nay chức năng đó phải trởthành đối tượng xem xét kỹlưỡng một khi các nhà lưu trữ tính đến việc quản lý tài liệu điện tử. Chức năng lưu trữbịràng buộc bởi mục tiêu bảo đảm cho việc tạo lập và bảo tồn bằng chứng vềcác hoạt động hay tác nghiệp của cơ quan, tổchức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Khuynh hướng tựnhiên coi bằng chứng ngang với quan niệm vềtrách nhiệm đã dẫn tới những giả định rằng có thểdựa vào các cơquan, tổchức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu tương lai đểbảo đảm rằng giai đoạn đầu tiên của chức năng lưu trữ(tạo lập tài liệu thực tế) được thực hiện. Một khi mà hành động đó xảy ra, thì nhóm giả định thứhai có xu hướng chỉdẫn cho các hoạt động thực tế. Như đã được nêu ởtrên, đểtạo thành bằng chứng thì tài liệu phải bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc. Trong môi trường truyền thống thì nội dung, bối cảnh và cấu trúc là những phần thiết yếu gắn liền với phương tiện mang tin (thường là giấy) mà trên đó tài liệu được lưu trữ. Vì vậy, có thểgiảthiết rằng khi người ta quyết định làm ra một tài liệu thì mục tiêu tạo lập bằng chứng sẽ được thoảmãn. Hơn nữa, do đôi khi tổchức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu thường có nhu cầu nào đó trong việc sửdụng lại tài liệu và do các công cụsẵn có để quản lý tài liệu hiện hành trong môi trường truyền thống đã được phát triển đến một mức tương đối tinh xảo (các hệthống đăng ký, khung phân loại hồsơv.v.) nên có thểgiảthiết rằng một phần nhất định của việc kiểm soát trí tuệ đối với tài liệu lưu trữ đã được ấn định từnhững giai đoạn đầu tiên của vòng đời tài liệu. Nhưvậy, cho tới một thời điểm nhất định trong vòng đời tài liệu, chức năng lưu trữ đã được thực thi theo truyền thống bởi cơquan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu và/hoặc bởi người quản lý văn thư, và người làm lưu trữnhìn chung thoảmãn với quá trình đó. Một khi tài liệu lưu trữtrên nền giấy đã trải qua giai đoạn hiện hành, thì đã phải đưa ra quyết định thu thập vào lưu trữlịch sử. Khía cạnh này của chức năng lưu trữ được giải quyết rất khác nhau tuỳtheo những quy định hay thông lệkhác nhau. Nhưng dù sao thì tài liệu còn được giữlại bảo quản sau khi xửlý cuối cùng chắc chắn được chuyển Lược dịch từ“Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn LệNhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 9 vào kho bảo quản của một cơquan lưu trữvào thời điểm thích hợp. Ở thời điểm đó, những nhiệm vụmang tính truyền thống của việc xác định giá trịvà thiết lập sựkiểm soát vềvật lý và trí tuệ đối với tài liệu đã được thực thi. Trong môi trường điện tử, những hoạt động thực tiễn trong việc thực thi chức năng lưu trữ được mô tả ởtrên rõ ràng là không đủ để đạt được mục tiêu tạo lập và bảo tồn bằng chứng. Lý do của vấn đề đó được xem xét theo các chức năng tạo lập tài liệu, xác định giá trị, bảo quản và khai thác, sửdụng tài liệu. Tạo lập tài liệu Trong môi trường điện tử, đểthực sựlàm ra một tài liệu không thểchỉdựa vào cơquan hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Cho dù có thể giảthiết là có những động cơrất xác đáng nhằm bảo đảm tính trách nhiệm thì chính quan niệm vềmột tài liệu bao gồm những gì cũng không phải đã là rõ ràng nhưvới tài liệu giấy. Ngoài ra, các cơchế, thủtục đểtạo lập tài liệu cũng không có sẵn đối với cơquan hay cá nhân sản sinh ra tài liệu tương lai nếu nhưchưa có những hành động đi trước nhất định. Chẳng hạn, nếu nhưquy định vềviệc tạo lập tài liệu không được cài đặt sẵn trong hệthống điện tử ởngay giai đoạn thiết kếhệthống thì việc tạo lập tài liệu không thểvà sẽkhông xảy ra. Vì vậy, trong môi trường điện tử, vòng đời tài liệu phải được nhìn nhận ởkhía cạnh rộng hơn hay bắt đầu sớm hơn, từgiai đoạn trước giai đoạn tạo lập tài liệu. Giai đoạn trước đó được xem là giai đoạn “chuẩn bị(nhận thức)”. Hai thay đổi nói trên – những khó khăn liên quan tới việc dựa hoàn toàn vào cơquan hay cá nhân sản sinh tài liệu tương lai đểthực sựlàm ra tài liệu và sựcần thiết phải mởrộng chức năng lưu trữtới một giai đoạn mới trong vòng đời tài liệu mà ở đó đã có nhiều bên (các nhà quản lý thông tin, thiết kếhệthống v.v.) tham gia – trong môi trường điện tử đã đặt ra một yêu cầu mới vềkhảnăng chuyên môn của những nhà lưu trữ ởmột giai đoạn sớm hơn nhiều trong vòng đời của tài liệu (thậm chí trước khi vòng đời đó bắt đầu trong môi trường tài liệu giấy truyền thống). Xác định giá trịtài liệu Trong môi trường tài liệu giấy truyền thống, thành phần các bên tham gia được giao thực hiện một phần của chức năng lưu trữvềxác định giá trịvà lựa chọn tài liệu cũng khác nhau tuỳthuộc vào tập quán Lược dịch từ“Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn LệNhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 10 hay truyền thống hành chính và truyền thống tổchức khác nhau. Tuy nhiên, thường thì những nhiệm vụ đó không được triển khai thực hiện cho tới những giai đoạn cuối của vòng đời tài liệu. Tuy vậy, trong môi trường điện tử, cũng nhưviệc tạo lập tài liệu, các công việc liên quan tới việc xác định giá trịvà lựa chọn phải được bắt đầu sớm trong vòng đời tài liệu, thường là ởgiai đoạn “chuẩn bị”. Sởdĩnhưvậy là vì các yêu cầu giữlại bảo quản dựa trên những tính toán của lưu trữcần phải được đưa vào hệthống điện tử ởngay thời điểm thiết kếhệthống. Nếu không, tài liệu chỉ được giữlại trong hệthống đó trong một khoảng thời gian mà chúng còn cần thiết đểphục vụcho yêu cầu công việc của người sửdụng, còn sau đó thì bịxoá bỏ. Khảnăng tiến hành xác định giá trịvà lựa chọn tài liệu sau giai đoạn sửdụng hiện hành đối với lưu trữtài liệu truyền thống lại không thểáp dụng đối với tài liệu điện tử. Yêu cầu thực hiện những nhiệm vụvềxác định giá trịvà lựa chọn tài liệu ngay từ điểm xuất phát của vòng đời tài liệu liên quan tới sựcần thiết phải sửdụng kỹnăng chuyên môn của lưu trữsớm hơn trong vòng đời tài liệu so với thực tiễn hiện nay đang làm. Hơn nữa, yêu cầu phải tiến hành xác định giá trịvà lựa chọn tài liệu ngay từgiai đoạn thiết kếhệthống – tức là trước khi bất kỳmột tài liệu nào được sản sinh – đã đặt ra một vấn đềlà cần có những phương pháp tiếp cận mới, phù hợp đối với việc xác định giá trịvà lựa chọn. Cụthểlà, cần phải tập trung chú ý vào những chức năng của cơquan hay cá nhân là nguồn sản sinh tài liệu, các quy trình và hoạt động mà qua đó các chức năng đó được thực hiện hơn là vào chính bản thân tài liệu.