Định biên được hiểu là xác định số lượng người với những phẩm chất cá nhân và tri thức cần thiết để đáp ứng những khối lượng công ciệc cụ thể của tổ chức trong tương lai. Nói cách khác, Định biên là xác định số lượng, cơ cấu nguồn lực cần cho tổ chức để tổ chức hoạt động có hiệu quae cao nhất. Định biên là việc quyết định số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức cho một tổ chức, một cơ quan. Trong cơ quan nhà nước, định biên là quyết định của nhà nước về số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức theo loại công chức, nghạch công chức cho từng loại cơ quan nhà nước. Định biên trong hệ thống cơ quan nhà nước là quyết định pháp luật, đòi hỏi sự chấp hành nghiêm túc. Thông qua định biên, mà nhà nước quản lí chặt chẽ và thống nhất các nguồn nhân lực, quyết định và quản lí nguồn ngân sách, tiền lương và các hoạt động quản lí của bộ máy công sở. Hay nói cách khác, định biên chính là việc trả lời các câu hỏi sau: – Tổ chức cần bao nhiêu người? – Loại người nào? (chất lượng, chuyên môn nghề nghiệp.) – Cơ cấu nguồn nhân lực? ( bao nhiêu chuyên viên cao cấp, chuyên viên chính, chuyên viên, cán sự, nhân viên.) Sản phẩm của định biên là bản xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết để thực hiện công việc. số lượng nhân sự đủ và cơ cấu nhân sự hợp lí nhất để thực hiện chức năng, nhiêm vụ của tổ chức, của các bộ phận, là mục tiêu của công việc định biên. Đội ngũ nhân sự tương đối hợp lí ( cả về số lượng và chất lượng) sẽ là một tiền đề vững chắc để tổ chức hoàn thành công việc, đạt được mục tiêu đã đặt ra. Vậy, định biên là một hoạt động không thể thiếu đối với bất kì một tổ chức nào nhằm mục đích hoàn thành mục tiêu của tổ chức một cách tốt nhất. định biên do đó cũng nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của tổ chức. Định biên là cái nhìn tổng thể về cầu nhân sự của tổ chức dựa trên nguồn cung của thị trường lao động. cầu nhân sự xuất phát từ thực tiễn công việc của tổ chức còn cung nhân sự lại phụ thuộc vào yếu tố bên ngoài thị trường lao động, điều đó có nghĩa là định biên chịu sự tác động chi phối của nhiều yếu tố, bao gồm cả yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức.