Trong quá trình hoạt động của con người, nhu cầu trao đổi thông tin là một trong những nhu cầu căn bản. Hoạt động trao đổi thông tin thể hiện ở nhiều phương diện, bằng nhiều phương thức khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện căn bản nhất trong hoạt động quản lý Nhà nước. Công tác văn thư – lưu trữ giúp cho lãnh đạo các cấp chính quyền, các cơ quan đơn vị tiếp nhận và quán triệt đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, các chỉ thị, mệnh lệnh, hướng dẫn thực hiện của cấp trên một cách đầy đủ kịp thời, giúp thông báo, quán triệt, hướng dẫn cụ thể cho cấp dưới, tổ chức thực hiện những văn bản chủ đạo của cấp trên, mặt khác ghi nhận những kết quả hoạt động của cấp dưới một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác. Nhằm trang bị cho học sinh kỹ năng thực hành, nhà trường đã tổ chức cho học sinh đi kiến tập, giúp cho học sinh làm quen với công việc sau này của một cán bộ văn phòng, văn thư – lưu trữ, đồng thời bổ sung hoàn chỉnh những kiến thức đã học để chuẩn bị công việc sau khi ra trường. Được sự chấp thuận của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ, tôi đã kiến tập tại đây từ ngày 08 tháng 6 năm 2009 đến ngày 18 tháng 8 năm 2009. Qua thời gian kiến tập, được tiếp xúc với thực tế tôi càng nhận thức rõ hơn về vị trí, vai trò, chức năng và tầm quan trọng của công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ. Với những kiến thức đã tích luỹ được và liên hệ với thực tiễn công tác, sau thời gian kiến tập, tôi trình bày báo cáo với bố cục như sau: – Phần 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ. – Phần 2: Công tác soạn thảo văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đak Pơ. – Phần 3. Nhận xét kiến nghị về thực tế công việc so với lý thuyết đã được học.