Thông thường thì một hệ thống mới được xây dựng là nhằm để thay thế cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều bất cập. Chính vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ đó. Vì rằng hệ thống này đang tồn tại đang hoạt động nên ta gọi là hiện trạng. Việc khảo sát hiện trạng là nhằm để: – Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. – Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống. – Phát hiện các ưu điểm của hệ thống cần được kế thừa và các nhược điểm cơ bản của hệ thống cần được khắc phục. – Đưa ra các giải pháp nhằm hạn chế các nhược điểm và phát huy các ưu điểm của hệ thống cũ.