Xét từkhía cạnh lưu trữthì m ột trong những vấn đềchủyếu là làm thế nào đểxác định (nhận diện) được tài liệu trong môi trường cơsởdữliệu. Những phần thông tin được ghi lại đó đã tạo nên tài liệu là gì? Hiện nay, dường nhưcó nhiều quan điểm khác nhau vềviệc bản thân các cơsởdữliệu có phải là tài liệu hay chúng có chứa tài liệu hay không. Một m ặt, bạn sẽthấy rằng quan điểm cho rằng các cơsởdữliệu chỉchứa đựng những dữ liệu hay thông tin và chúng không phải là m ột bộphận của các hoạt động tác nghiệp và do đó chúng không có đủ điều kiện để được coi là tài liệu. Mặt khác, hiện tại cũng có quan điểm cho rằng các cơsởdữliệu nói chung là kết quảcủa các hoạt động và nhưvậy, chúng cũng có đủtưcách được coi nhưlà tài liệu với điều kiện là các yêu cầu vềbằng chứng được thoảmãn. Một ví dụminh hoạlà các quy ết định nhưvậy hay những quan điểm tương tựvềtài liệu đã được đưa vào trong các văn bản quy phạm pháp luật vềlưu trữcủa nhiều quốc gia. Các cơsởdữliệu có thể được công nhận là tài liệu hay có chứa đựng tài liệu với điều kiện là những yêu cầu dặt ra trong khái niệm vềmột tài liệu phải được thoảmãn. Những yêu cầu đó được thoảmãn khi mà cơsởdữliệu cung cấp bằng chứng vềcác hoạt động, còn bằng chứng đó vềphần mình, lại phụthuộc vào việc ghi lại những metadata cần thiết và các thông tin bối cảnh khác nhằm bảo quản và truy nhập nội dung, cấu trúc và bối cảnh của tài liệu. Cái tạo nên một tài liệu đơn lẻphụthuộc vào các hoạt động công việc được phản ánh trong cơsởdữliệu. Nhưng một cơsởdữliệu nhưlà một khối trọn vẹn cần được xem xét, trong đa sốcác trường hợp, nhưlà một tài liệu phức hợp, và người ta khuyến nghịrằng cơsởdữliệu đó cần được đánh giá một cách toàn diện – tức là, toàn bộhệthống cơsởdữliệu đó (xem ởdưới). Các tác nghiệp liên quan tới các cơsởdữliệu cũng có thểtạo ra những tài liệu độc lập. Điều này liên quan tới cảcác tác nghiệp cập nhật và việc tra tìm thông tin từcơsởdữliệu. Một tác nghiệp cập nhật có thể được ghi lại thông qua chức năng nhập dữ liệu tự động vào hệthống và nhưvậy tạo ra một tài liệu. Tài liệu đó, vềphần mình, cung cấp bằng chứng vềhoạt động tác nghiệp nói trên. Nội dung của một tài liệu nhưvậy thường bao gồm: Thông tin đã được xoá và thông tin thay thế chúng, ngày tháng và giờcủa tác nghiệp, chữviết tắt họtên của người có trách nhiệm v.v. Loại tài liệu này có thể được lưu trữnhưlà một bộphận cần thiết của một hệthống cơsởdữliệu hoặc nó có thể được lưu trữriêng, chẳng hạn, nhưlà một “tệp lịch sử”.