Đối với xã hội, quản lý là một hoạt động liên quan đến nền kinh tế góp phần xây dựng một xã hội tốt đẹp. Đối với các xí nghiệp, cơ quan, tổ chức, công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của bất cứ tổ chức nào vì nó đảm bảo thông tin dưới dạng văn bản được cập nhật, lưu trữ và chuyển tới người xử lý một cách kịp thời và chính xác. Trước đây, công tác quản lý văn bản, công văn được thực hiện thủ công dưới hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt trong việc tìm kiếm, sắp xếp. Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ, len lỏi vào tất cả các lĩnh vực của công nghệ thông tin, các xí nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng quản lý văn bản với các sản phẩm phần mềm ưu việt. Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản, chúng tôi nhận thấy trường ĐHSP Hà Nội I là một trong những đơn vị sớm coi trọng và đầu tư cho công tác văn thư lưu trữ, tin học hóa công tác này. Gần đây nhà trường đã mạnh dạn đưa vào sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản, công việc với mục đích khắc phục được những hạn chế của phương pháp quản lý thủ công.