Trong xã hội phát triển thông tin đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên quan trọng. Các mối quan hệ, tính trật tự và tổ chức là những thuộc tính phổ biến của mọi hệ thống kinh tế – xã hội. Hệ thống càng phát triển tức càng có nhiều yếu tố hợp thành và nhiều mối quan hệ giữa chúng thì trật tự càng phức tạp và do đó nội dung thông tin càng phong phú đến mức không thể xử lý nổi bằng những phƣơng pháp và công cụ “truyền thống”. Để xử lý đƣợc lƣợng thông tin lớn nhƣ vậy nghĩa là phải khai thác đƣợc nguồn tài nguyên quan trọng do đó đòi hỏi phải có những phƣơng pháp và công cụ cần thiết. Phân tích thiết kế cài đặt hệ thống đã trở thành một ngành khoa học quan trọng của tin học, thu hút nhiều tài năng, trí tuệ. Nhiều nƣớc đã coi ngành khoa học này nhƣ một ngành đƣợc ƣu tiên hàng đầu. Ngày nay việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý đã trở lên phổ biến và đa dạng không chỉ trong các tổ chức, doanh nghiệp tƣ nhân mà còn đƣợc triển khai rộng khắp tại các cơ quan của chính phủ theo Đề án 112 CP. Quản lý công văn là việc áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho lãnh đạo Văn Phòng nắm đƣợc thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hằng ngày của Văn phòng. Nhƣng hầu hết tại một số đơn vị, công việc quản lý hồ sơ công văn còn làm bằng tay thì đó là một công việc rất khó khăn và phức tạp, tốn nhiều thời gian vào việc phân tích và xử lý dữ liệu mà kết quả đƣa ra lại có độ chính xác không cao trong quá trình tính toán và thống kê. Nhất là số lƣợng công văn của mỗi đơn vị là rất lớn và hàng tháng nhân viên các bộ phận tốn rất nhiều thời gian để cập nhật và thống kê