Trung tâm ngoại ngữ đại học Sư Phạm TP HCM thường xuyên mở các lớp luyện thi, tổ chức thi và cấp các chứng chỉ ngoại ngữ cho hàng chục ngàn học viên mỗi năm. Các ngôn ngữ được đào tạo ở trung tâm rất đa dạng, bao gồm Anh, Pháp, Nhật , mỗi ngôn ngữ đều có các trình độ riêng khác nhau. Số lượng nhân viên và giảng viên làm việc tại các chi nhánh của trung tâm cũng rất nhiều. Do vậy, cần xây dựng một hệ thống tin học để quản lý trung tâm hiệu quả hơn. Hoạt động chính của trung tâm sẽ bao gồm việc tổ chức các đợt thi, tạo điều kiện cho các học viên lấy được các chứng chỉ ngoại ngữ có giá trị. Mỗi đợt thi được tổ chức để cấp một loại chứng chỉ cho một ngôn ngữ cụ thể. Thí sinh sẽ phải trải qua nhiều nội dung thi khác nhau, mỗi nội dung thi có thể được tổ chức thi ở các cơ sở khác nhau . Các thông báo về các đợt thi sẽ được niêm yết tại các chi nhánh của trung tâm. Trước mỗi đợt thi, trung tâm sẽ mở các lớp luyện thi để giúp cho người học có thể đạt được kết quả tốt nhất trong kì thi. Các lớp có ngôn ngữ và trình độ khác nhau sẽ được giảng dạy bởi các giảng viên có học vị tương ứng thích hợp. Các thí sinh dự thi không bắt buộc phải học các lớp do trung tâm tổ chức. Và cuối cùng, sau khi đã có kết quả thi, trung tâm sẽ thực hiện việc cấp bằng cho các thí sinh có kết quả đạt. Các bộ phận quản lý trung tâm ngoại ngữ đại học Sư Phạm bao gồm: -Ban giám hiệu trường đại học Sư Phạm: quản lý các chi nhánh của trung tâm, quyết định cấp các văn bằng ngoại ngữ cho các học viên. -Ban điều hành chi nhánh: giải quyết vấn đề sắp xếp lịch thi, thời khoá biểu, phân công giảng viên. -Bộ phận kế toán: đảm nhiệm việc tính toán các số liệu, kiểm tra sổ sách. -Thủ quỹ: quản lý quỹ của chi nhánh. -Bộ phận thu ngân: thông báo các chi tiết học tập, thu tiền lệ phí và ghi biên lai cho học viên. -Giảng viên trưởng : là giảng viên chịu trách nhiệm quản lý các giảng viên khác. -Bộ phận phụ trách hợp tác quốc tế: đảm nhiệm việc thiết lập và đảm bảo mối quan hệ với các tổ chức ngoại ngữ quốc tế. -Bộ phận phụ trách trang thiết bị: chịu trách nhiệm về các thiết bị vật dụng phục vụ cho việc giảng dạy của trung tâm.