Theo định nghĩa của từ điển tiếng Việt thì hồ sơ là mọi tập tài liệu, giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề hay một người, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, của tổ chức xã hội hay cá nhân.
Với định nghĩa về hồ sơ nêu trên thì hồ sơ BHXH là những văn bản, tài liệu, các xác nhận kê khai liên quan đến quá trình làm việc có đóng BHXH của NLĐ để làm căn cứ thực hiện chế độ BHXH đối với NLĐ theo quy định của pháp luật. Hồ sơ BHXH được lập theo đúng trình tự, thủ tục và đủ căn cứ pháp lý theo quy định cụ thể với từng loại chế độ BHXH. Hồ sơ BHXH bao gồm hồ sơ tham gia BHXH và hồ sơ hưởng BHXH; trong chuyên đề này em đi sâu nghiên cứu hồ sơ hưởng BHXH