Chứng từ kế toán là điều kiện tiên quyết của công tác hạch toán kế toán.
Nó là cơ sở, là xuất phát điểm cho việc định khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo
và cung cấp thông tin về tình hình hoạt động, tình hình tài chính của doanh
nghiệp cho mọi đối tượng có liên quan hay có nhu cầu.
Tuy mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng về tổ chức sản xuất kinh
doanh, về trình độ và yêu cầuquản lý nhưng tất cả đềuphải giải quyết vấn đề
chung nhất là mỗi nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh đều phải lập chứng từ kế
toán.
Việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán nói chung, chứng từ kế toán
thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu nói riêng tại doanhnghiệp có một vai trò,
vị trí rất quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Dòng tiền luân chuyển
nhanh hay chậm, uy tín, chất lượng, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp phụ
thuộc rất lớn vào công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán của
doanh nghiệp. Trong việclập và luân chuyển chứng từ kế toán, ngoài việc thực
hiện đúng qui định, đúng yêu cầu của Nhà nước và các cơ quan chức năng,
chứng từ lập còn phục vụ cả cho yêu cầu kiểm soát và quản lý nội bộ doanh
nghiệp. Do đó, đốivới mọi loại hình doanh nghiệp nói chung, doanh nghiệp kinh
doanh xuất nhập khẩu nói riêng nhất thiết khi lập và luân chuyển chứng từ phải
tuân thủ quy định của Luật, Chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành, đồng thời
đáp ứng yêu cầu kiểm soát, quản lý nội bộ doanh nghiệp.Vì vậy, người lập
chứng từ đòi hỏi phải có kiến thức, trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, am
hiểu Luật lệ, thông lệ, qui định có quan hệ với mọiđối tượng trên mọi khía
cạnh liên quan đến lĩnh vực của mình.
Xuất phát từ tầm quan trọng của chứng từ kế toán nóichung, chứng từ
thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu tại doanh nghiệp nói riêng, lãnh đạo doanh
nghiệp cần nhận thức đúng đắnsự quan trọng, tính cấp thiết của bộ chứng từ,
không nên xem nhẹ vai trò của người lập bộ chứng từ thanh toán xuất nhập
khẩu. Cần có chính sách, chếđộ đào tạo nhân lực phục vụ cho công tác này, tạo
môi trường làm việc ổn định lâu dài, có sức hấp dẫn để thu hút nguồn nhân lực.
Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam đang trên đường hội nhập kinh tế
khu vực, kinh tế Thế giới, để có thể tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh
nghiệp Việt Nam nhanh chóng hoà nhập vào nền kinh tế chung và ngày càng
phát triển vững mạnh, nhà nước cần sớmcó những qui định về việc lập bộ chứng
từ xuất nhập khẩu chuẩn có tính thống nhất,đồng bộ, rõ ràng, không rườm rà áp
dụng tại các doanh nghiệp;qui định cụ thể hơn tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng
phần mềm kế toán; qui định về chứng từ điện tử sử dụng trong thanh toán giữa
ngân hàng với doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước.