Trong sự phát triển của toàn nhân loại như hiện nay đặc biệt là kỷ nguyên của
cách mạng khoa học công nghệ 4.0 với sự bùng nổ của nhiều loại công nghệ: công
nghệ sinh học, công nghệ nano, công nghệ vật liệu, v.v. đã dần làm thay đổi
những diện mạo căn bản của thế giới trên nhiều phương diện, trong sự phát triển ấy
thì không thể thiếu sự góp mặt của công nghệ thông tin – một phần tất yếu của cuộc
sống mà để có được những thông tin tạo nên giá trị của cuộc sống, mang đến cho
con người những hiểu biết về các vấn đề của đời sống xã hội thì tài liệu lưu trữ
đóng một vai trò rất lớn trong việc tạo ra những giá trị ấy, không chỉ góp phần
quan trọng trong việc phát triển đất nước mà ở một khía cạnh nhất định nào đó còn
liên quan đến sự tồn vong của một quốc gia, dân tộc đặc biệt là khi các tài liệu đó
liên quan đến những hoạt động quản lý, điều hành đất nước. Tài liệu lưu trữ là
bằng chứng cụ thể, minh chứng khách quan nhất phản ánh đầy đủ, chi tiết về các
mặt của đời sống xã hội. Mỗi một thời kỳ lịch sử đi qua tài liệu lưu trữ còn tái hiện
lại những hiện thực sâu sắc nhất về thời kỳ đó, đây cũng được xem như là nguồn tư
liệu sống phản ánh chân thực nhất các giai đoạn lịch sử mà để khi nhìn vào đó
người ta có thể biết được những nội dung thông tin liên quan có bên trong tài liệu
thể hiện vấn đề gì? thuộc lĩnh vực nào?. Trong một thời đại kỷ nguyên số với nhiều
sản phẩm công nghệ như hiện nay, tài liệu lưu trữ không chỉ được thể hiện đơn
thuần qua các loại hình truyền thống trên những chất liệu khác nhau như: giấy (chủ
yếu), vải, gỗ, v.v. mà ở một hình thức mới hơn mà con người đã và đang hướng
tới nhằm tạo ra sự biến đổi trong cách thức tiếp cận, khai thác thông tin là tài liệu
điện tử, những tài liệu ấy được chứa đựng trong các hệ thống phần mềm đã được
thiết lập sẵn trên máy tính dùng để chứa các dữ liệu mà dữ liệu đó người ta gọi là
tài liệu điện tử.