1. Lý do chọn đề tài Cùng với xu thế phát triển kinh tế quốc tế, nền kinh tế nước ta cũng có những bước phát triển nhảy vọt phù hợp với xu thế chung hiện nay. Từ khi Việt Nam gia nhập WTO và với chế độ chính trị, xã hội ổn định nên đã thu hút nhiều nhà đầu tư đến đầu tư vào thị trường đầy tiềm năng phát triển ở nước ta. Bên cạnh đó, cũng có không ít thách thức về cạnh tranh các hàng hoá, dịch vụ trong nước và nước ngoài, vấn đề về lao động Căn cứ vào điều kiện đó các doanh nghiệp luôn luôn đổi mới, tự hoàn thiện mình để tận dụng những thời cơ thuận lợi, hạn chế được những khó khăn, vượt thách thức để mục tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh luôn đạt được, doanh số năm nay cao hơn năm trước. Trong đó, công tác văn phòng có đóng góp không nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận, doanh thu mà tổ chức doanh nghiệp đã đặt ra. Bởi văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị của các tổ chức, doanh nghiệp để có được năng suất cao nhất và hiệu quả nhất. Văn phòng là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo. Tuy tên gọi có thể khác nhau: Văn phòng, phòng Hành chính – Tổng hợp, phòng Hành chính – Tổ chức, phòng Hành chính – Kế toán .nhưng đều thực hiện một nội dung có liên quan đến văn phòng, đều thực hiện chức năng quan trọng đó là: tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Hoạt động văn phòng với các nghiệp vụ: thông tin, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách, cung cấp trang thiết bị làm việc chính là nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có hiệu quả hơn và đóng góp cao hơn vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức mình. Nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng không có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp đó. Vì vậy việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Nhận thức được vai trò của văn phòng và khi tôi được đi thực tập tại phòng Hành chính – Kế toán của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng, tôi nhận thấy công tác văn phòng mặc dù có nhiều cố gắng song vẫn còn thiếu sót do Chi nhánh tập trung vào thực hiện loại hình kinh doanh dịch vụ giám định và công tác tài chính kế toán nhiều hơn. Từ những lý do trên nên em chọn đề tài: “Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng”. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài khoá luận nghiên cứu nhằm mục đích sau: – Khảo cứu lý luận những vấn đề cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng – Mô tả, đánh giá thực tế các nghiệp vụ văn phòng tại Vinacontrol Hải Phòng để thấy được những thành tựu, hạn chế nhằm đề xuất một số giải pháp thực hiện hoạt động văn phòng cho Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu gồm: – Nghiên cứu lịch sử hình thành – Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh cũng như phòng HC-KT – Các nội dung thuộc hoạt động văn phòng như: nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin; nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch; nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách – Kết quả hoạt động, hạn chế, nguyên nhân, từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng. Phạm vi nghiên cứu là Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng trong thời gian từ 16/02 – 10/6/2009. 4. Phương pháp nghiên cứu Bài khoá luận có sử dụng một số phương pháp luận sau: – Phương pháp duy vật biện chứng – Phương pháp phân tích – Phương pháp so sánh, đối chiếu – Phương pháp thống kê, tổng hợp 5. Bố cục khoá luận: gồm 3 chương Chương 1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng Chương 2. Thực tế hoạt động văn phòng tại CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng Chương 3. Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Vinacontrol Hải Phòng