 Danh sách địa chỉ: Danh sách địa chỉ là một tệp có chứa dữ liệu thay đổi trong mỗi bản sao chép của tài liệu đã được trộn. Ví dụ: một nguồn tài liệu có thể bao gồm tên và địa chỉ của mỗi người nhận thư mẫu.  Mẫu: Thông tin chung được lặp lại trong mỗi thư mẫu, nhãn thư, phong bì, hoặc thư mục (danh mục).  Trường dữ liệu : Danh mục thông tin trong nguồn dữ liệu. Trường dữ liệu tương ứng với một cột thông tin trong nguồn dữ liệu. Tên của mỗi trường dữ liệu sẽ được liệt kê trong dòng nguồn dữ liệu đầu tiên (dòng tiêu đề). “Mã Thư” và “Họ” là các ví dụ về tên trường dữ liệu.  Bản ghi dữ liệu : Một chuỗi thông tin đầy đủ có liên quan trong nguồn dữ liệu. Bản ghi dữ liệu tương ứng với một dòng thông tin trong nguồn dữ liệu. Tất cả thông tin về một khách hàng trong danh sách khách hàng là một ví dụ về bản ghi dữ liệu.  Tệp được ngăn cách: Một văn bản có các trường dữ liệu bị tách (hoặc ngăn cách) bằng các ký tự hoặc dấu phẩy, và các bản ghi dữ liệu được ngăn cách bằng dấu phân đoạn.  Dòng tiêu đề: Dòng (hoặc bản ghi) đầu tiên trong một nguồn dữ liệu trộn thư. Dòng tiêu đề có chứa tên trường cho các danh mục thông tin trong nguồn dữ liệu; ví dụ: “Tên” và “Thành phố.” Dòng tiêu đề cũng có thể lưu trữ trong một tài liệu tách biệt được gọi là nguồn tiêu đề.  Tài liệu chính: Trong thao tác trộn thư, tài liệu có chứa văn bản và đồ hoạ không thay đổi cho mỗi phiên bản tài liệu đã trộn; ví dụ: địa chỉ hồi báo và phần chính của thư mẫu.  Trường Trộn thư: Vùng dành sẵn mà bạn sẽ chèn trong tài liệu chính. Trường trộn thư cho Microsoft Word biết nơi chèn thông tin cụ thể từ nguồn dữ liệu. Ví dụ: chèn trường trộn thư “Thành phố” để cho Word chèn tên thành phố, như “Paris,” lưu trữ trong trường dữ liệu Thành phố.  Tài liệu đã được trộn: Tài liệu được tạo bằng cách trộn dữ liệu từ nguồn dữ liệu thành tài liệu chính.