Một hệ thống tồn kho có là một tập hợp các thủ tục xác định lượng hàng hoá tồn kho sẽ được bổ sung mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả. Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó. Phí tổn đó phụ thuộc vào: – Phương pháp kiểm soát hàng hoá tồn kho; – Qui mô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn lượng dự trữ trong thời gian đặt hàng; – Số lượng hàng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt; Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các khoản chi phí thông qua việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của hệ thống tồn kho.