Theo Công ước Kyoto về đơng giản hóa và hài hóa thủ tục hải quan ( Công ước Kyoto sửa đổi ): Thủ tục hải quan là tất cả các hoạt động tác nghiệp mà bên liên quan và Hải quan phải thực hiện nhằm bảo đảm đảm tuân thủ Luật Hải quan. Theo luật Hải quan Việt Nam “ Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của pháp luật đối với hàng hóa ,phương tiện vận tải “. Trong xu thế hội nhập hiện nay thì Việt Nam đang phải đối pho với những thách thức ,và những cơ hội mới cho chúng ta vì vậy hàng hóa ,phương tiện vận tải ,hành khách xuât cảnh,nhập cảnh ngày càng nhiều nên việc làm thủ tục hải quan sẽ tăng lên,mà với hiện tại việc thực hiện thủ tục hải quan truyền thống không thể đáp ứng được nhu cầu hiện nay.Từ đó việc thay đổi từ thủ tục hải quan truyền thống sang thủ tục hải quan điện tử.Nhưng việc đòi hỏi chuyển đổi đó phải phù thuộc vào tình hình công nghệ thông tin hiện nay.Qua mấy năm gần đây trinh độ công nghệ thông tin của nước ta ngày càng phát triển.Nên việc thay đổi phương thức làm việc là tất yếu trong tất cả các ngành và không ngoại trừ trong ngành hải quan . Thủ tục hải quan điện tử là thủ tục hải được hải quan được thực hiện bằng các thông điệp dữ liệu điện tử thông qua hệ thống xữ lý dữ liệu điện tử của cơ quan hải quan theo quy định của pháp luật. Trong khái niệm trên thì thông điệp dữ liệu hải quan điện tử là những thông tin được tạo ra ,gửi đi ,được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử để thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Hệ thống dữ liệu điện tử hải quan là hệ thống thông tin do Tổng cục Hải quan quản lý tập trung ,thống nhất ,được sử dụng để tiếp nhận ,lưu trữ ,xử lý và phản hồi các thông điệp dữ liệu điện tử hải quan để thực hiện thủ tục hải quan điện tử Chứng từ điện tử” là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong hoạt động tài chính. Chứng từ điện tử là một hình thức của thông điệp dữ liệu, bao gồm: chứng từ kế toán điện tử; chứng từ thu, chi ngân sách điện tử; thông tin khai và thực hiện thủ tục hải quan điện tử; thông tin khai và thực hiện thủ tục thuế điện tử; chứng từ giao dịch chứng khoán điện tử; báo cáo tài chính điện tử; báo cáo quyết toán điện tử và các loại chứng từ điện tử khác phù hợp với từng loại giao dịch theo quy định của pháp luật.